สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 8 วันที 14 มกราคม 2554

ระบบฐานข้อมูล


แนวความคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูล
      ความหมายของฐานข้อมูล
   ฐานข้อมูล หมายถึง แหล่งรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ด้านใดด้านหนึ่ง
   ข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูลประกอบด้วย
- เนื้อหาสาระของข้อมูล 
- คำอธิบายข้อมูล
ป้ญหาการใช้แฟ้มข้อมูลในการจัดการข้อมูล
      การดูแลข้อมูล
   - Data redundancy
   - Data independence
      ปัญหาอื่น ๆ
   - Data dispersion
   - Resource utilization
ประโยชน์ของฐานข้อมูล
      - ลดความซ้ำซ้อน
      - ลดความขัดแย้งหรือความแตกต่างกันของข้อมูล
      - การพัฒนาระบบงานใหม่ทำให้สะดวกรวดเร็ว
      - การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ง่าย
      - ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น
เครื่องมือในการจัดการข้อมูล
      ระบบจัดการฐานข้อมูล < Database management systems : DBMS> เป็นโปรแกรมที่อำนวยความสะดวกในการจัดทำ และ การนำข้อมูลจากฐานข้อมูลมาใช้งาน  
โครงสร้างของฐานข้อมูล
      ฐานข้อมูล ประกอยด้วย แฟ้มข้อมูลมากกว่า 1 แฟ้มขึ้นไปที่มีความสัมพันธ์กัน
      โครงสร้างข้อมูลในฐานข้อมูลแบ่งเป็น 2 ลักษณะ
   - โครงสร้างเชิงกายภาพ เป็นการกำหนดวิธีการจัดเก็บข้อมูลในสื่อต่าง ๆ เช่น เนื้อที่ ตำแหน่งการจัดเก็บ
   - โครงสร้างเชิงตรรกะ เป็นการกำหนดรูปแบบและความสัมพันธ์ของฐานข้อมูล
การศึกษาเบื้องต้นเพื่อจัดทำฐานข้อมูล
   - การวิเคราะห์องค์การ > ศึกษานโยบาย วัตถุประสงค์
   - กำหนดปัญหาและเงื่อนไข > ศึกษาปัญหาการปฏิบัติงาน ระบบข้อมูล
   - กำหนดวัตถุประสงค์
   - กำหนดขอบเขต ให้ครอบคลุมงานขององค์การ




  

สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 7 วันที 28 มกราคม 2553

การจัดการฐานข้อมูล

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับฐานข้อมูล
      - แนวคิดเกี่ยวกับข้อมูลในสำนักงาน
   ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ
- ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงซึ่งเกี่ยวข้องกับบุคคล สถานที่ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ ข้อมูลอาจเป็นได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ เสียง ข้อมูลจะเกิดขึ้นอย่างไม่เป็นระเบียบ
- สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ได้ถูกนำมาประมวลผลเพื่อใช้ประโยชน์ ในการปฎิบัติงานหรือตัดสินใจ เพื่อสนับสนุนในงานที่เกี่ยวข้อง
   ประเภทของข้อมูลในสำนักงาน
- ตามลักษณะของข้อมูล
            Numeric Data
            Character Data/Text
            Voice
            Graphical Data
            Image Data
- ตามการคำนวณในคอมพิวเตอร์

            Numeric Data

            Non - numeric Data

- ตามแหล่งที่มาของข้อมูล

            ภายในองค์กร

            ภายนอกองค์กร

- ตามหมวดหมู่เอกสารของสำนักงาน

- ตามคุณสมบัติของจ้อมูล

            เชิงปริมาณ

            เชิงคุณภาพ

   ความสำคัญของข้อมูลต่อสำนักงาน

      - การจัดการข้อมูลในสำนักงาน
   ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
- data volume
- data sharing
- data accuracy
- data integrity
- data security

      - วิธีใช้ในการจัดการข้อมูล
   ความหมายของแฟ้มข้อมูล
- แฟ้มข้อมูล (file / folder) คือ การจัดเก็บรวบรวมข้อมูลที่ได้จากการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ในที่เดียวกันในหน้วยความจำสำรอง เช่น ในฮาร์ดดิสก์ ดิสเกดด์ เป็นต้น
   โครงสร้างการจัดเก็บข้อมูลในแฟ้มข้อมูล
- แบบเขตข้อมูลและระเบียนข้อมูล
            เขตข้อมูล (field) ประกอบด้วย ตัวเลขหรือตัวอักษรหลายๆ ตัว ที่มีคุณลักษณะเดียวกัน
            ระเบียนข้อมูล (record) ประกอบด้วย เขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูลรวมกัน
            แฟ้มข้อมูล (file) ประกอบด้วย ระเบียนข้อมูลหลายๆ ระเบียนรวมกัน
- แบบลิสต์ (list) และอะเรย์ (array)
            แบบลิสต์ (list) คือ การกำหนดรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลแบบต่อเนื่องกัน ซึ่งคั่นด้วยอักขระพิเศษ เช่น , เป็นต้น
            อะเรย์ (array) คือ การกำหนดค่าเป็นตาราง หรือ แมทริกซ์ ซึ่งแต่ละตำแหน่งแทนความหมายแต่ละเรื่อง
- แบบออบเจ็กต์
   ตามลักษณะข้อมูลที่จัดเก็บ
- แฟ้มข้อมูลโปรแกรม (Program file)
- แฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูล (Data file)

ระบบฐานข้อมูล
      - แนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูล
   ความหมายของฐานข้อมูล
- ฐานข้อมูล หมายถึง แหล่งรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันในด้านใดด้านหนึ่ง
- ข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูล ประกอบด้วย
            - เนื้อหาสาระของข้อมูล คือ ข้อมูลในเรื่องต่างๆ ที่ต้องการ
            - คำอธิบายข้อมูล

      - แนวทางการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงาน


      - ตัวอย่างการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงาน

ระบบความปลอดภัยของข้อมูลในสำนักงาน
      - แนวคิดด้านความปลอดภัยของข้อมูล


      - ไวรัสคอมพิวเตอร์


      - การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

การคำนวณสูตรด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

การคำนวณสูตรด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

      โปรแกรม Microsoft Excel มีความสะดวกในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ โดยเฉพาะการคำนวณ บวก ลบ คูณ หาร จัดว่าเป็นพื้นฐานของการคำนวณอย่างยิ่ง การคำนวณผลลัพธ์ที่มีจำนวนหลายเซลล์นั้น โปรแกรม Microsoft Excel สามารถคำนวณได้ด้วยสูตร ซึ่งมีความถูกต้องและชัดเจน

กฎเกณฑ์การคำนวณ

- ทุกครั้งที่ต้องการคำนวณจะต้องพิมพ์เครื่องเท่ากับ (=) ก่อนทุกครั้ง

- เมื่อกำหนดสูตรการคำนวณเรียบร้อยแล้วให้กดแป้น Enter

Sum    การคำนวณหาค่าผลรวม  

     รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ  =สูตร(เซลล์ต้นทาง:เซลล์ปลายทาง)  เช่น

average   การคำนวณหาค่าเฉลี่ย

     รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

COUNT   ใช้ในการนับจำนวนที่ระบุ

     รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

MAX   หาค่าที่สูงสุดในกลุ่มของตัวเลข

     รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

MIN   หาค่าที่ต่ำสุดในกลุ่มของตัวเลข

      รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

IF   ใช้ทดสอบเงื่อนไข

      รูปแบบการใช้ฟังก์ชั่นในการคำนวณ =IF(อ้างอิงเซลล์/เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่1,“ผลลัพธ์”, IF(อ้างอิงเซลล์/เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่2,“ผลลัพธ์”, IF(อ้างอิงเซลล์/เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่3,“ผลลัพธ์”,....., IF(อ้างอิงเซลล์/เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่n,“ผลลัพธ์”, “ผลลัพธ์ที่ไม่อยู่ในขอบเขต”)))...)_n กดแป้น Enter  

หมายเหตุ         n แทน ขอบเขตสุดท้ายที่ต้องการค้นหา

 โดย logical_test  คือ เงื่อนไขที่จะทำการตรวจสอบ  value_if_true คือ สิ่งที่จะกระทำ หรือ ผลที่จะ

เกิด เมื่อเงื่อนไขที่ตรวจสอบเป็นจริง  

value_if_false คือ สิ่งที่จะกระทำ หรือ ผลที่  

จะเกิด เมื่อเงื่อนไขที่ตรวจสอบเป็นเท็จ

COUNTIF  การนับจำนวนเซลล์ภายในช่วงให้ตรงตามเงื่อนไข 

       รูปแบบการใช้ฟังก์ชั่นในการคำนวณ     =COUNIF(อ้างอิงเซลล์ต้นทาง:อ้างอิงเซลล์ต้นปลายทาง,“ผลลัพธ์ที่ต้องการหา”)

COUNTA     ใช้นับจำนวนเซลล์ที่ไม่ใช่เซลล์ว่าง
      รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

SUMIF     หาค่าผลรวมตามเงื่อนไข

   

      รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

ฟังก์ชันค้นหาและอ้างอิง

ฟังก์ชัน Hlookup   เป็นวิธีการค้นหาค่าในแถวบนสุดของตารางหรือ อาร์เรย์ของค่า และส่งกลับในคอลัมน์เดียวกันจากแถวที่ระบุ

         HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

lookup_value  คือ ค่าที่เป็นที่จะค้นหาในตารางข้อมูล โดยค่านี้ จะเป็นค่า หรือ การอ้างอิง หรือ ข้อความก็ได้ โดยจะไปค้นจากแถวแรกของ table_array

table_array คือตารางข้อมูล หรือ ฐานข้อมูล ที่จะเข้าไปค้นหา โดยมีการเก็บข้อมูลในแนวนอน

row_index_num คือหมายเลขของแถว ในตารางtable_array ที่ต้องการค่าในแถวนี้ส่งกลับมาเป็นผลลัพธ์ของการทำงานของฟังก์ชัน

range_lookup คือ ค่าทางตรรกะ ซึ่งมี 2 ค่า True กับ False  ถ้าเป็น True หรือ อาจละไว้ไม่ใส่ 

 เมื่อฟังก์ชันทำงานจะส่งค่าที่อยู่ในแถว  ที่กำหนดในสดมภ์เดียวกับค่าที่ใช้ค้นหา หรือค่าที่ใกล้เคียงที่สุดกลับมา แต่ถ้า range_lookup เป็น False  จะส่งเฉพาะค่าในแถวที่ระบุ และอยู่ในสดมภ์เดียวกับค่าที่ค้นหามาให้ ถ้าไม่มีจะรายงานความผิดพลาดว่า #N/A  ถ้า range_lookup เป็น true  ค่าที่อยู่ในแถวแรก  ของ table_array จะต้องเรียงจากน้อยไปมาก แต่ถ้าเป็น false ไม่จำเป็นต้องเรียง

ฟังก์ชั่น VLOOKUP สำหรับการค้นหาข้อมูลในคอลัมน์ที่กำหนด

lookup_value  คือ ค่าที่จะค้นหาจากสดมภ์แรกของตารางหรือฐานข้อมูลที่ระบุ ซึ่งอาจเป็นค่า เป็นการอ้างอิง หรือข้อความใด ๆ 

table_array คือ ตารางหรือฐานข้อมูลที่จะถูกค้นหาค่าที่ต้องการ ซึ่งตารางหรือฐานข้อมูลนี้เก็บข้อมูลในแนวสดมภ์ หรือแถวตั้ง

col_index_num คือ หมายเลขสดมภ์ของตารางข้อมูลที่ระบุให้นำข้อมูลในสดมภ์นี้ส่งกลับไปยังตำแหน่งที่ตั้งของสูตร  ที่ใช้ฟังก์ชัน Vlookup โดยสดมภ์นี้จะอยู่ในแถวเดียวกับค่าที่ถูกค้นหา โดยหมายเลขสดมภ์จะนับจากซ้ายไปขวาของตารางข้อมูล

range_lookup  คือ ค่าตรรกะที่ระบุให้ฟังก์ชัน มี 2 ค่า คือ True ซึ่งอาจละไว้ไม่ใส่ กับ False  โดยถ้าใช้ True  หรือละไว้ไม่ใส่ จะส่งค่าที่ตรงกับค่าที่ค้นหา ถ้าไม่พบจะส่งค่าที่ตรงกับค่าใกล้เคียงที่สุดไปให้ โดยตารางข้อมูลค่าในสดมภ์ที่ค้นหา  ต้องเรียงจากน้อยไปมาก     หากระบุ ramge_lookup เป็น False จะค้นหาและส่งค่าที่ตรงกับของค่าที่ค้นหาเท่านั้น หากไม่พบจะแสดงความผิดพลาดว่า #N/A มาให้ 

ทำความรู้จัก Function LEFT,MID, RIGHT

     Function?LEFT, MID, RIGHT?ทั้ง 3 คำสั่งนี้ ใช้สำหรับการดึงข้อมูลบางส่วนจากเซลล์ที่กำหนดมาแสดงในเซลล์ที่เราต้องการ? เป็นการแนะนำทั้ง?3 ฟังก์ชั่นที่ใกล้เคียงและมีความสัมพันธ์กัน?ทั้งนี้?เพื่อให้เห็นถึงความแตกต่างที่ชัดเจนในแต่ละฟังก์ชั่น

รูปแบบ LEFT(text,num_chars)

·          text?หมายถึง เซลล์ที่ต้องการดึงข้อมูล

·          num_chars หมายถึง จำนวนตัวอักษรที่ต้องการดึงโดยเริ่มต้นนับจากตัวอักษรทางซ้ายมือ

รูปแบบ MID(text,start_num,num_chars)

·         text?หมายถึง เซลล์ที่ต้องการดึงข้อมูล

·         start_num หมายถึง ตำแหน่งของตัวอักษรแรกที่ต้องการดึงมาแสดง

·         num_chars หมายถึง จำนวนตัวอักษรที่ต้องการดึงมาแสดง

รูปแบบ RIGHT(text,num_chars)

·         text?หมายถึง เซลล์ที่ต้องการดึงข้อมูล

·         num_chars หมายถึง จำนวนตัวอักษรที่ต้องการดึงโดยเริ่มต้นนับจากตัวอักษรทางขวามือ

 ฟังก์ชัน PMT

       ฟังก์ชัน PMT  ใช้ในการคำนวณหายอดชำระเงินกู้ในแต่ละงวด ซึ่งวิธีนี้สามารถกำหนดจำนวนงวดที่จะต้องจ่าย
     โดยฟังก์ชัน  PMT จะคำนวณจำนวนเงินที่จะต้องจ่ายในแต่ละงวดให้

ตัวอย่างการใช้ฟังก์ชัน PMT
ถ้ากู้เงินจากธนาครมาเพื่อลงทุนค้าขายจำนวน 300,000 บาท กำหนดผ่อนชำระคืนภายในกำหนด 7 ปี ซึ่งทางธนาครคิดดอกเบี้ยร้อยล่ะ 5 ต่อปี จะต้องผ่อนชำระเดือนล่ะเท่าไร

ฟังก์ชัน  FV

ฟังก์ชัน  FV  ใช้ในการคำนวณหามูลค่าเงินในอนาคต  (Future  Value) เช่น  จำนวนเงินทั้งหมดที่จะได้รับจากเงินฝากประจำ หรือการลงทุนอื่น ๆ เพื่อที่จะคำนวณถึงผลตอบแทนที่จะได้รับจากเงินฝากประจำ หรือการลงทุนอื่น ๆ เพื่อที่จะคำนวณถึงผลตอบแทนที่จะได้รับ

ตัวอย่าง

       ต้องการฝากเงินเดือนละ 2,0 00 บาท อัตราดอกเบี้ย 6.75% ต่อปีเป็นเวลา 1 ปี โดยฝากในวันแรกของทุกเดือน  ให้คำนวณหาเงินสุทธิที่จะได้รับเงินในอนาคต (FV) จะได้ผลลัพธ์ดังนี้

 ฟังก์ชัน  NPER 

            ฟังก์ชัน  NPER  ใช้ในการคำนวณหาระยะเวลาที่เหมาะสมสำหรับการลงทุน เช่น   การใช้หาจำนวนงวดเพื่อให้ได้จำนวนเงิน   ฝากที่ต้องการในอนาคต ว่าจะต้องใช้ระยะเวลากี่ปี  ดังนี้

ตัวอย่าง

       คุณสุดสวยได้รับเงินส่วนแบ่งจากมรดก จำนวน 800,000 บาท จึงนำเงินไปฝากบัญชีประจำ 12 เดือน  โดยจะฝากงวดละ 50,000 บาท เพื่อให้มีเงินเก็บในอนาคต  3,000,000 บาท (อัตราดอกเบี้ยคงที่ 12.5% ต่อปี)  การคำนวณหาจำนวนงวดที่คุณสุดสวยจะต้องฝากเงิน (NPER) มีดังนี้

จากตัวอย่างจะเห็นว่าคุณสุดสวยฝากเงินปีละ 50,000 บาท สิ้นปีที่ 9 ก็จะได้รับเงินตามที่ต้องการได้  ซึ่งเป็นเงินที่ลงทุน ไปทั้งสิ้น     (50,000 X 9) + 800,000 = 1,250,000 บาท

ฟังก์ชั่น IRR(values,guess) ย่อมาจาก Internal Rate of Return

–values = กระแสเงินสดจ่ายสุทธิ และกระแสเงินสดรับรายปีตลอดอายุโครงการ โดยจะต้องมีค่าลบ 1 ค่า และค่าบวกอย่างน้อย 1 ค่า

–guess = เป็นอัตราการปรับลด ถ้าไม่กำหนดโปรแกรมจะ เริ่มต้น เช่น  0.1  เท่ากับ 10เปอร์เซ็นต์ ให้ทันที