สรุปผลการปฏิบัติงาน : สัปดาห์ที่ 2
ระหว่างวันที่ 21-25 ตุลาคม พ.ศ. 2556
สถานที่ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ บริษัท โตโยต้ามหานคร จำกัด ฝ่าย ธุรการ
งานที่ปฏิบัติ :
1. แยกใบแจ้งค่าใช้บริการโทรศัพท์ ของแต่ละสาขา ตรวจสอบชื่อและยอดการใช้บริการให้ตรงกับใบสรุปยอดจำนวน 100 ชุด
2. บันทึกข้อมูลการจัดซื้อย้อนหลังลงในโปรแกรม Microsoft Excel จำนวน 450 ชุด
3. สำเนาเอกสารต้นฉบับใบกำกับภาษี จำนวน 40 ชุด
4. แยกต้นฉบับใบกำกับภาษีออกเป็น 2 ชุด ประกอบด้วย ต้นฉบับตัวจริง และต้นฉบับสำเนาเอกสาร แล้วนำไปแนบกับใบสั่งซื้อ จำนวน 17 ชุด
5. บันทึกข้อมูลใบรับสินค้า จากต้นฉบับใบกำกับภาษีลงในระบบใบรับสินค้าและใบรับฝาก จำนวน 6 ชุด
6. รับและส่งจดหมายภายในสำนักงาน โดยการนำจดหมายที่รับมาทำการแยกเป็น 2 ส่วน ประกอบด้วยจดหมายธรรมดา และจดหมายลงทะเบียน ซึ่งจดหมายลงทะเบียนจะต้องเขียนรายละเอียดหน้าซองลงในสมุดเซ็นรับ จำนวน 40 ฉบับ
7. แยกใบสั่งซื้อออกเป็น 13 สาขา เรียงเดือนและวันที่ แล้วนำเอกสารจัดลงแฟ้ม จำนวน 450 ชุด
8. คำนวนยอดรวมเงินของใบสั่งซื้อ จำนวน 17 ชุด
9. เรียนรู้วิธีการใช้เครื่องถ่ายเอกสาร เนื่องจากสำนักงานเปลี่ยนเครื่องถ่ายเอกสารใหม่
10. รับโทรศัพท์
11. โทรศัพท์ไปยังสาขาต่าง ๆ ของบริษัทตามที่ได้รับมอบหมายเพื่อทวงถามใบกำกับภาษีที่ต้องแนบมากับไปสั่งซื้อสิ้นค้า จำนวน 20 เลขหมาย
ปัญหา :
1. งานที่ได้รับมอบหมายแต่ละงานมีหลายขั้นตอนและมีเอกสารประกอบหลายชุด ทำให้เกิดความสับสนในงานที่ปฏิบัติ
2. บางครั้งพี่ที่มอบหมายงานอธิบายขั้นตอนการทำงานเร็วและรวบรัดเกินไป
3. ยังจดจำสถานที่ ที่จำเป็นต้องใช้ในการติดต่อประสานงานไม่ค่อยได้ เนื่องภายในอาคารฝึกประสบการณ์วิชาชีพ จะประกอบด้วยหน่วยงาน และแผนกต่าง ๆ ซึ่งต้องใช้ระยะเวลาในการจำจด
4. ยังจดจำประเภทของจดหมาย ที่ต้องทำการจัดแยกไม่ค่อยได้
5. ในการติดต่อทางโทรศัพท์ผู้รับสารบางคนไม่ค่อยเข้าใจในรายละเอียดที่ต้องการสื่อสาร
การแก้ไขปัญหา :
1. ศึกษารายละเอียด และทำความเข้าใจเกี่ยวกับงานที่ปฏิบัติจากพี่ที่มอบหมายงาน
2. สอบถามจากพี่ที่มอบหมายงาน เพื่อขอคำแนะนำในการปฏิบัติงาน
3. มีความละเอียดรอบคอบในการทำงาน เพื่อให้งานที่ปฏิบัติออกมาสมบูรณ์ที่สุด
4. พยายามเรียนรู้งานที่ได้รับมอบหมาย และตั้งใจทำให้ดีที่สุด
5. จดบันทึกรายละเอียดของงานที่ต้องปฏิบัติ เพื่อนำมาศึกษาในการปฏิบัติงานครั้งต่อไป
