สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 6 วันที่ 14 ธ.ค. 53

ระบบสารสนเทศของสำนักงานอัติโนมัติ
บทบาทหน้าที่หลักของสำนักงาน
     - การจัดการข่าวสารให้กับบุคลากรในองค์กรให้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทะฺภาพรวดเร็ว
     - เชื่อมโยงการทำงานระหว่างกันในทุกระดับ ทุกหน้าที่ ตลอดจนการทำงานขององค์กร
     - เชื่อมโยงเกี่ยวกับองค์กรภายในหรือองค์กรภายนอก รวมถึงบริษัท ห้างร้าน องค์กรเอกชนและรัฐบาล
ระบบสารสนเทศในสำนักงาน (OIS)  มี 2 แบบ
     - IS คือ Information System เกิดก่อนระบบสารสนเทศ
     - IT คือ Information Technology มีหน้าที่เข้าไปสนับสนุน การทำงานของระบบสารสนเทศ
มี 4 ด้าน
          - DMS ระบบการจัดการด้านเอกสาร
          - MHS ระบบด้านการจัดการข่าวสาร
          - TS    ระบบประชุมทางไกล
          - OSS  ระบบสนับสนุนสำนักงาน
วงจรการจัดการเอกสาร
     ผลิต > จัดเก็บ (ทำเป็นแฟ้ม , บันทึกแบบสื่ออิเล็กอิเล็กทรอนิกส์ ) > นำไปใช้ > บำรุงรักษา > ทำลาย
ระบบการจัดการด้านเอกสาร (Document Management Systems : DMS)
     - ระบบประมวลผลคำ (Word Processing System)
     - ระบบประมวลผลภาพ (Image Processing System)
     - ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
     - การทำสำเนาเอกสาร (Reprographics)
     - การจัดเก็บเอกสาร จดหมายเหตุ (Archive Storage)

          ระบบประมวลผลคำ (Word Processing System)
                คือ ระบบการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เมื่อนำข้อความเข้าเครื่องเก็บรักษาข้อความไว้ในเครื่อง ดัดแปลงแก้ไข ปรับปรุง ข้อความ และจัดพิมพ์ข้อความเป็นเอกสาต่าง ๆ  เช่น Microsoft word  Wordstar เป็นต้น

          ระบบประมวลผลภาพ (Image Processing System)
               - บางครั้งเรียกว่า ระบบการจัดการภาพอิเล็กทรอนิกส์ (electronic image management system)
               - เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ โดยอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถนำรูปภาพจากเอกสารต่างๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูล และสามารถเรียกกลับมาดัดแปลงใช้งานได้ใหม่ในโอกาสต่อไปได้ ตัวอย่างโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ Adobe PageMaker เป็นต้น
          ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
               เป็นชุดคำสั่งที่ทำให้ผู้ใช้สามารถทำรายงานวารสาร แผ่นพับ หรือเอกสารสิ่งพิมพ์ที่มีคุณภาพใกล้เคียงกับการผลิตโดยมืออาชีพได้ เพราะผู้ใช้สามารถออกแบบและจัดได้ตามใจ เพียงใส่ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือลวดลายลงบนหน้ากระดาษ แล้วจัดเรียง ตัวอย่างโปรแกรมได้แก่  Microsoft PowerPoint เป็นต้น
          การทำสำเนาเอกสาร (Reprographics)
               - เป็นการผลิตเอกสารชนิดเดียวกันพร้อมกันหลายๆ ชุดเพื่อใช้แจกจ่ายหรือเผยแพร่ทั้งภายในและภายนอก สำนักงานได้อย่างรวดเร็ว ข้อได้เปรียบที่เห็นได้ชัดเจนคือ สามารถสร้างสำเนาได้สะดวก มีการโต้ตอบ ถ่ายพิมพ์แบบย่อหรือขยายได้ หรือจะมีการพิมพ์สองด้านรวมข้อความพร้อมภาพ หรือแม้กระทั่้งการจัดลำดับหน้าก็ทำได้เช่นกัน
          การจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ
               จัดเก็บรักษาด้วยหน่วยเก็บข้อมูลสำรองในรูปแบบต่างๆ เช่น เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) ไมโครฟีล์ม (Microfilm) เป็นต้น 

          ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message - Handling Systems : MHS)
               - ระบบโทรสาร (facsimile (fax) systems)
               - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail)
               - ไปรษณีย์เสียง (Voice mail)
          ระบบโทรสัมมนา หรือการประชุมทางไกล (Teleconferencing System : TS)
                ประโยชน์
     - จัดนัดประชุมได้รวดเร็วสนองตอบความเร่งด่วน
     - เพิ่้มผลผลิตของผู้เข้าร่วมประชุม เพราะลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร
     - การประชุมมีวินัยและมีประสิทธิภาพ
     - ใช้ในการสัมภาษณ์งาน

         ประเภท ระบบโทรสัมมนาหรือการประชุมทางไกล
     - การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)
     - การประชุมด้วยเสียง (Audio Conferencing)
     - การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
     - โทรทัศน์ภายใน (In-House Television)
     - ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)

 ระบบสนับสนุนสำนักงาน  (Office Support Systems : OSS)
     - กรุ๊ปแวร์ (groupware)
     - กราฟิกเพื่อการนำเสนอ (presentation graphics)
     - ระบบสนับสนุนสำนักงานอื่น ๆ

          กรุ๊ปแวร์ (groupware)
     คือ แนวคิดในการใช้งานระบบส่วนชุดคำสั่งและสิ่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ที่จะมีการโต้ตอบกันระหว่างผู้ใช้ในระบบได้
     องค์ประกอบของกรุ๊ปแวร์ มีอยู่ 4 ส่วนได้แก่
         - ผู้ใช้
         - มาตรฐาน
         - ตัวเครื่อง
         - ส่วนชุดคำสั่ง

          การสร้างลำดับการทำงาน (workflow)
     หมายถึงการทำงานเป็นระบบทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มตามหน้าที่และมีลำดับที่ชัดเจน  ประโยชน์ที่ได้รับคือ
         - ลดระยะเวลาการทำงาน
         - ลดค่าใช้จ่าย
         - ลดการใช้กระดาษและการถ่ายเอกสาร
         - ลดขนาดสำนักงาน ทั้งนี้เพราะเมื่อลดการใช้กระดาษก็จะทำให้พื้นที่ใช้งานลดลง
         - การจัดงานและการบริหารสะดวกขึ้น


          ตัวอย่างการสร้างลำดับการทำงาน

สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 5 วันที่ 7 ธ.ค. 53

เทคโนโลยีสำนักงาน
                         Office Technology


การเปลี่ยนแปลงข้อมูลเข้าสู่ยุคเครื่องจักรของสำนักงานอัตโนมัติ
     - เครื่องพิมพ์ดีด
     - เครื่องพิมพ์ดีดอัตโนมัติ
     - MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Type Writer) และ MC/ST (Magnetic Card/Selectric Type Writer)
     - เครื่องประมวลผลคำ (Word processing)
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ (COMPUTER TECHNOLOGY)
     - ปี 1940 ถูกใช้ในทางวิชาการและทางทหาร
     - ปี 1954 นำ UNIVAC มาใช้ในทางํํํธุรกิจเป็นเครื่องแรก
ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์
     คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถรับข้อมูลและคำสั่งแล้วนำไปประมวลผล เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์
     - หน่วยรับข้อมูล (Input Unit)
     - หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)
     - หน่วยแสดงผล (Output Unit)
     - หน่วยความจำสำรอง (Secondary Storage Unit)
การติดต่อสื่อสารในสำนักงาน
     - การติดต่อสื่อสารเป็นกระบวนการในการส่งหรือสื่อและแสดงข้อมูลทั้งที่เป็นคำพูด และ ไม่ใช่คำพูด
     - ผู้บริหารสำนักงานควรให้ความสำคัญกับการติดต่อสื่อสารที่มีผลกระทบโดยตรงต่อตัวบุคคลและระบบเครือข่าย
กระบวนการติดต่อสื่อสาร
     - ผู้ส่ง (Sender) เป็นต้นทางของการสื่อสารข้อมูล
     - การใส่รหัส (Encode) เป็นการเรียบเรียงจัดการในรูปแบบของสัญลักษณ์ (เช่น คำพูด ตัวเลข)  เพื่อแปลงสภาพส่งต่อไปยังผู้รับ
     - ผู้รับ (Receiver) หน้าที่รับข้อมูลที่ส่งมาให้ และพิจารณาข่าวสารโดยถอดรหัส
     - การถอดรหัส (Decode) เป็นการแปลงหรือถอดความข่าวสาร
     - เสียงรบกวน (Noise) เป็นอุปสรรคที่ทำให้การติดต่อสื่อสารไม่ครบถ้วนสมบูรณ์
ประเภทการติดต่อสื่อสาร แบ่งตามโครงสร้างองค์การ
     - Downward เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับบนสู่ระดับล่าง 
     - Upward  เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับล่างสู่ระดับบน ตามสายการบังคับบัญชา
     - Lateral เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ในระดับเดียวกันตามสายงาน

                                 << ภาพทิศทางการติดต่อสื่อสาร >>


ประเภทการติดต่อสื่อสาร แบ่งตามเป้าหมายในการติดต่อสื่อสาร
     - Internal เป็นการติดต่อสื่อสารภายในองค์การ ซึ่งใช้สื่อภายในสำนักงาน
     - External เป็นการติดต่อสื่อสารภายนอกองค์การ
ประเภทการติดต่อสื่อสาร แบ่งตามรูปแบบ
     - Verbal เป็นการติดต่อสื่อสารประกอบด้วยคำ ไม่ว่าจะเป็นการเขียนหรือการพูด
     - Nonverbal เป็นการติดต่อสื่อสารที่ใช้ท่าทาง ทัศนคติ และอารมณ์ความรู้สึก หรือแม้แต่กิริยาอาการสัมผัส
ประเภทการติดต่อสื่อสาร แบ่งตามลักษณะการติดต่อสื่อสาร
     - Formal เป็นการติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการ
     - Informal เป็นการติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ เกิดขึ้นตามสถานการทั่วไป
อุปสรรคในการติดต่อสื่อสาร
     - อุปสรรคจากคน และ สื่อที่ใช้
อุปสรรคจากองค์การและสื่อ
     - บรรยากาศและสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
     - สื่อในการติดต่อสื่อสาร
     - เวลา
     - ระยะทาง
การติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
     - จัดรูปแบบการติดต่อในสำนักงานให้ทันสมัย
     - พัฒนาและปรับปรุงความชำนาญในการติดต่อสื่อสาร
     - ลดกระแสต่อต้านเพื่อเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการติดต่อสื่อสาร
     - ลดอุปสรรคในการติดต่อสื่อสาร
     - จัดทำประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร
เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร
     - ความสามารถในการสร้าง เก็บ ปฏิบัติการ และสื่อสารทุกรูปแบบ
     - ความเร็ว
     - เทคโนโลยีใหม่ๆ
ผลกระทบของเทคโนโลยีในสำนักงาน
     - ผลิตภาพและการจ้างงาน
     - การกระจายและการรวมงาน
     - ความได้เปรียบเชิงแข่งขัน และ ความเสี่ยง
     - ข้อมูลข่าวสารมากเกินไป ทำให้เกิดผลกระทบต่อเวลา
     - ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
     - ความชำนาญงานที่ต้องการ
ระบบเครือข่ายเทคโนโลยีสำนักงาน
     ระบบเครือข่ายในทางคอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีข้อมูล หมายถึง การสื่อสารข้อมูลหรือสารสนเทคระหว่างคอมพิวเตอร์ซึ่งมีใช้อยู่ในที่ต่างๆ กัน เช่น สำนักงาน  ระหว่างองค์การต่างๆ
รูปแบบของระบบเครือข่าย
     - เครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Internet) เป็นเครือข่ายขนาดใหญ่ ที่ใช้กันทั่วโลก 
     - อินทราเน็ต (Intranet) เป็นเครือข่ายที่ใช้ภายในองค์การหรือหน่วยงาน บุคคลภายในสามารถเข้าดูข้อมูลได้เท่านั้น
     - เอ็กซ์ทราเน็ต (Extranet) เป็นเคือข่ายที่ใช้ภายในองค์การ แต่อนุญาตให้บุคคลภายนอกเข้ามาใช้งานได้ มีลักษณะการเชื่อมต่อ 2 ประเภท
 >> การเชื่อมต่อโดยตรง (Direct Link)
 >> การเชื่อมต่อเครือข่ายเสมือน (Virtual Network)

สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 4 วันที่ 30 พ.ย. 53

การพัฒนาระบบสารสนเทศ
                          ( Information System Development )

      การพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นกระบวนการในการสร้างระบบสารสนเทศขึ้นมาเพื่อใช้แก้ไขปัญหา หรือสร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่ธุรกิจ

ภาพแสดงวงจรการพัฒนาระบบ ( System Development Life Cycle : SDLC )

จำไว้เสมอว่า

      หาก  SA  (นักวิเคราะห์ระบบ) ถ้าไม่ใส่ใจในความต้องการของผู้ใช้แล้ว แต่มานั่งกำหนดระบบต่างๆ ขึ้นเอง งานที่ได้ก็จะไม่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ ทำให้เสียเวลาในการพัฒนาระบบขึ้นมาใหม่

ระยะเวลาของการพัฒนาระบบ

ระยะที่ 1 : Project Planning Phase

     - เป็นกระบวนการพื้นฐานบนความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่า ทำไม (Why) ต้องสร้างระบบใหม่
     - ทีมงานต้องพิจารณาว่าต้องดำเนินการต่อไปอย่างไรเกี่ยวกับกระบวนการสร้างระบบใหม่
     - จุดกำเนินของงาน เกิดขึ้นมาจากผู้ใช้ระบบ (User)
     - เนื่องจาก User
     - เป็นผู้ที่คลุกคลีและปฏิบัติกับระบบโดยตรง มีความใกล้ชิดกับระบบงานที่ดำเนินอยู่มากที่สุด
     - เมื่อ User มีความต้องการที่จะปรับปรุงระบบงานจึงถือเป็นจุดกำเนิดของ SA

หน้าที่ของ SA ในระยะที่ 1

      - ต้องทำการศึกษาถึงขอบเขตปัญหาที่ผู้ใช้กำลังประสบ

      - จะดำเนินการแก้ไขอย่างไร

      - ระบบใหม่ที่จะพัฒนาขึ้นมานั้นมีความเป็นไปได้หรือไม่

      - มีความคุ้มค่าที่จะลงทุนหรือไม่

*** ระยะที่ 1 เป็นระยะที่มีเวลาค่อนข้างสั้นและจำกัด เป็นระยะเวลาที่มีความสำคัญมากที่สุด

SA ต้องมีความเข้าใจในปัญหาอย่างแท้จริง ไม่อย่างนั้นจะ

     - ไม่สามารถตอบสนองผู้ใช้งานได้จริง
     - สูญเสียเวลาและเงินทอง
     - สูญเสียโอกาส

สรุึประยะของการวางแผนโครงการ

     - กำหนดปัญหา
     - ศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ
     - จัดทำตารางกำหนดเวลาของโครงการ
     - จัดตั้งทีมงานของโครงการ
     - ดำเนินการโครงการ

ระยะที่ 2 : Analysis Phase

     - ต้องมีคำตอบเกี่ยวกับคำถามว่าใคร (Who) เป็นผู้ที่ใช้ระบบ
     - มีอะไรบ้างที่ระบบต้องทำ (What)

หน้าที่ของ SA ในระยะที่ 2 (ครั้งที่ 1)

     - ต้องดำเนินการในขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน (Current System) เพื่อนำมาพัฒนาแนวความคิดสำหรับระบบงานใหม่ (New System)

วัตถุประสงค์หลักของระยะการวิเคราะห์ระบบ คือ

     - ศึกษาและทำความเข้าใจในความต้องการต่าง ๆ ที่รวบรวมมาจาก User
     - ดังนั้นการรวบรวมความต้องการ จึงจัดเป็นงานส่วนพื้นฐานของการวิเคราะห์

SA สามารถรวบรวมความต้องการในด้านต่าง ๆ ได้ดังนี้

     - การสัมภาษณ์

     - การจัดทำแบบสอบถาม

     - การอ่านเอกสารเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของระบบงาน

     - ระเบียบกฏเกณฑ์ของบริษัท

หน้าที่ของ SA ในระยะที่ 2 (ครั้งที่ 2)

      - นำข้อกำหนด (Requirement Specification) เหล่านั้นไปพัฒนาออกมาเป็นความต้องการของระบบงานใหม่โดยใช้เทคนิค

     - การพัฒนาแบบจำลองกระบวนการ (Process Model : DFD) เพื่ออธิบายถึงกระบวนการที่ต้องทำในระบบว่ามีอะไรบ้าง

     - การพัฒนาแบบจำลองข้อมูล (Data Model : ERD) เพื่ออธิบายถึงสารสนเทศที่ต้องจัดเก็บไว้สำหรับสนับสนุนกระบวนการต่าง ๆ

สรุประยะของการวิเคราะห์

     - วิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน
     - รวบรวมความต้องการในด้านต่าง ๆ และนำมาวิเคราะห์เพื่อสรุปเป็นข้อกำหนดที่ชัดเจน
     - นำข้อกำหนดพัฒนาออกมาเป็นความต้องการของระบบงานใหม่
     - สร้างแบบจำลองกระบวนการของระบบงานใหม่ DFD
     - สร้างแบบจำลองข้อมูล ERD

ระยะที่ 3 : Design Phase

พิจารณาว่าระบบจะดำเนินการไปได้อย่างไร (How)


ตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบใหม่ด้วยแนวทางใด

      -  พัฒนาขึ้นเอง  ทำให้ได้โปรแกรมตรงตามความต้องการ แต่ถ้าผู้พัฒนาโปรแกรมมีความรู้ความสามารถไม่เพียงพอ ก็ต้องจัดให้มีการอบรม เรียนรู้เพิ่มเติม ทำให้เสียเวลา
      -  ซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป   ได้โปรแกรมมาใช้ได้เลยทันที แต่อาจจะไม่ตรงตามความต้องการขององค์กร
      -  ว่าจ้างบริษัทพัฒนาระบบ (Software House) อาจจะเกิดการต่อต้านจากบุคลากร  มีราคาแพง  หากบริษัทรับจ้างขาดจรรยาบรรณ ข้อมูลขององค์กรอาจรั่วไหล

การออกแบบจะข้องเกี่ยวกับ

     - การออกแบบทางสถาปัตยกรรม (Architecture Design)
             - Hardware

             - Software

             - Networking

     - การออกแบบรายงาน (Output Design)
     - การออกแบบจอภาพเพื่อปฏิสัมพันธ์ (User Interface)
     - ฐานข้อมูล (Database)

สรุประยะของการออกแบบ

     - พิจารณาแนวทางในการพัฒนาระบบ
     - ออกแบบสถาปัีตยกรรมระบบ
     - ออกแบบฐานข้อมูล
     - ออกแบบ Output
     - ออกแบบ User Interface
     - จัดทำต้นแบ ตุ๊กตา (Prototype)
     - ออกแบบโปรแกรม

ระยะที่ 4 : Implementation Phase
     - ระบบเกิดผลขึ้นมาด้วยการ

     - การสร้างระบบ

     - การทดสอบระบบ

     - การติดตั้งระบบ

วัตถุประสงค์หลักของระยะที่ 4

     - ระบบมีความน่าเชื่อถือ มีประสิทธิภาพ
     - ระบบสามารถทำงานได้ดีตรงตามความต้องการ
     - User ต้องได้รับการฝึกอบรมการใช้ระบบ
     - ผลตอบแทนทางกำไรขององค์กรในทางที่ดีขึ้น

สรุประยะของการนำไปใช้

     - สร้างระบบขึ้นมาด้วยการเขียนโปรแกรม

     - ตรวจสอบความถูกต้องของโปรแกรม

     - แปลงข้อมูล

     - ติดตั้งระบบ จัดทำคู่มือ

     - ฝึกอบรมผู้ใช้ และประเมินผลระบบใหม่

ระยะที่ 5 : Maintenance Phase

       ระยะนี้ถือเป็นระยะเวลาที่ยาวนานที่สุด โดยเริ่มตั้งแต่ ระบบได้มีการติดตั้งเพื่อใช้งานแล้ว

สรุประยะของการบำรุงรักษา

     - การบำรุงรักษาระบบ

     - การเพิ่มเติมคุณสมบัติใหม่ ๆ เข้าไปในระบบ

     - การสนับสนุนงานของผู้ใช้

System Development Methodology

Model

     - Flowchart
     - Data Flow Diagram
     - Entities Relationship Diagram
     - Gantt / PERT Chart

Tool

     - โปรแกรมจัดการโครงการ

     - โปรแกรม / เครื่องมือช่วยวาด

     - โปรแกรมประมวลผลคำ

     - โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล

Techniques

     - เทคนิคการสัมภาษณ์

     - เทคนิคการสร้างแบบจำลองข้อมูล

     - เทคนิคการวิเคราะห์ิเชิงโครงสร้าง 

     - เทคนิคการออกแบบเชิงโครงสร้าง