สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 6 วันที่ 14 ธ.ค. 53

ระบบสารสนเทศของสำนักงานอัติโนมัติ
บทบาทหน้าที่หลักของสำนักงาน
     - การจัดการข่าวสารให้กับบุคลากรในองค์กรให้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทะฺภาพรวดเร็ว
     - เชื่อมโยงการทำงานระหว่างกันในทุกระดับ ทุกหน้าที่ ตลอดจนการทำงานขององค์กร
     - เชื่อมโยงเกี่ยวกับองค์กรภายในหรือองค์กรภายนอก รวมถึงบริษัท ห้างร้าน องค์กรเอกชนและรัฐบาล
ระบบสารสนเทศในสำนักงาน (OIS)  มี 2 แบบ
     - IS คือ Information System เกิดก่อนระบบสารสนเทศ
     - IT คือ Information Technology มีหน้าที่เข้าไปสนับสนุน การทำงานของระบบสารสนเทศ
มี 4 ด้าน
          - DMS ระบบการจัดการด้านเอกสาร
          - MHS ระบบด้านการจัดการข่าวสาร
          - TS    ระบบประชุมทางไกล
          - OSS  ระบบสนับสนุนสำนักงาน
วงจรการจัดการเอกสาร
     ผลิต > จัดเก็บ (ทำเป็นแฟ้ม , บันทึกแบบสื่ออิเล็กอิเล็กทรอนิกส์ ) > นำไปใช้ > บำรุงรักษา > ทำลาย
ระบบการจัดการด้านเอกสาร (Document Management Systems : DMS)
     - ระบบประมวลผลคำ (Word Processing System)
     - ระบบประมวลผลภาพ (Image Processing System)
     - ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
     - การทำสำเนาเอกสาร (Reprographics)
     - การจัดเก็บเอกสาร จดหมายเหตุ (Archive Storage)

          ระบบประมวลผลคำ (Word Processing System)
                คือ ระบบการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เมื่อนำข้อความเข้าเครื่องเก็บรักษาข้อความไว้ในเครื่อง ดัดแปลงแก้ไข ปรับปรุง ข้อความ และจัดพิมพ์ข้อความเป็นเอกสาต่าง ๆ  เช่น Microsoft word  Wordstar เป็นต้น

          ระบบประมวลผลภาพ (Image Processing System)
               - บางครั้งเรียกว่า ระบบการจัดการภาพอิเล็กทรอนิกส์ (electronic image management system)
               - เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ โดยอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถนำรูปภาพจากเอกสารต่างๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูล และสามารถเรียกกลับมาดัดแปลงใช้งานได้ใหม่ในโอกาสต่อไปได้ ตัวอย่างโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ Adobe PageMaker เป็นต้น
          ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
               เป็นชุดคำสั่งที่ทำให้ผู้ใช้สามารถทำรายงานวารสาร แผ่นพับ หรือเอกสารสิ่งพิมพ์ที่มีคุณภาพใกล้เคียงกับการผลิตโดยมืออาชีพได้ เพราะผู้ใช้สามารถออกแบบและจัดได้ตามใจ เพียงใส่ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือลวดลายลงบนหน้ากระดาษ แล้วจัดเรียง ตัวอย่างโปรแกรมได้แก่  Microsoft PowerPoint เป็นต้น
          การทำสำเนาเอกสาร (Reprographics)
               - เป็นการผลิตเอกสารชนิดเดียวกันพร้อมกันหลายๆ ชุดเพื่อใช้แจกจ่ายหรือเผยแพร่ทั้งภายในและภายนอก สำนักงานได้อย่างรวดเร็ว ข้อได้เปรียบที่เห็นได้ชัดเจนคือ สามารถสร้างสำเนาได้สะดวก มีการโต้ตอบ ถ่ายพิมพ์แบบย่อหรือขยายได้ หรือจะมีการพิมพ์สองด้านรวมข้อความพร้อมภาพ หรือแม้กระทั่้งการจัดลำดับหน้าก็ทำได้เช่นกัน
          การจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ
               จัดเก็บรักษาด้วยหน่วยเก็บข้อมูลสำรองในรูปแบบต่างๆ เช่น เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) ไมโครฟีล์ม (Microfilm) เป็นต้น 

          ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message - Handling Systems : MHS)
               - ระบบโทรสาร (facsimile (fax) systems)
               - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail)
               - ไปรษณีย์เสียง (Voice mail)
          ระบบโทรสัมมนา หรือการประชุมทางไกล (Teleconferencing System : TS)
                ประโยชน์
     - จัดนัดประชุมได้รวดเร็วสนองตอบความเร่งด่วน
     - เพิ่้มผลผลิตของผู้เข้าร่วมประชุม เพราะลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร
     - การประชุมมีวินัยและมีประสิทธิภาพ
     - ใช้ในการสัมภาษณ์งาน

         ประเภท ระบบโทรสัมมนาหรือการประชุมทางไกล
     - การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)
     - การประชุมด้วยเสียง (Audio Conferencing)
     - การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
     - โทรทัศน์ภายใน (In-House Television)
     - ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)

 ระบบสนับสนุนสำนักงาน  (Office Support Systems : OSS)
     - กรุ๊ปแวร์ (groupware)
     - กราฟิกเพื่อการนำเสนอ (presentation graphics)
     - ระบบสนับสนุนสำนักงานอื่น ๆ

          กรุ๊ปแวร์ (groupware)
     คือ แนวคิดในการใช้งานระบบส่วนชุดคำสั่งและสิ่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ที่จะมีการโต้ตอบกันระหว่างผู้ใช้ในระบบได้
     องค์ประกอบของกรุ๊ปแวร์ มีอยู่ 4 ส่วนได้แก่
         - ผู้ใช้
         - มาตรฐาน
         - ตัวเครื่อง
         - ส่วนชุดคำสั่ง

          การสร้างลำดับการทำงาน (workflow)
     หมายถึงการทำงานเป็นระบบทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มตามหน้าที่และมีลำดับที่ชัดเจน  ประโยชน์ที่ได้รับคือ
         - ลดระยะเวลาการทำงาน
         - ลดค่าใช้จ่าย
         - ลดการใช้กระดาษและการถ่ายเอกสาร
         - ลดขนาดสำนักงาน ทั้งนี้เพราะเมื่อลดการใช้กระดาษก็จะทำให้พื้นที่ใช้งานลดลง
         - การจัดงานและการบริหารสะดวกขึ้น


          ตัวอย่างการสร้างลำดับการทำงาน