ความรู้เบื้องต้น
Office Automation คือ สำนักงานอัตโนมัติ เป็นการนำ IT มาประยุกต์ใช้ในสำนักงาน ทำให้รับ - ส่งข้อมูลได้เร็วขึ้น ประหยัดเวลาในการทำงาน ในระยะยาวก็จะทำให้ประหยัดค่าใช้จ่าย แต่ลงทุเยอะในระยะแรก
ตัวอย่างอุปกรณ์ที่นำเข้ามาใช้ในสำนักงาน
- เครื่องคอมพิวเตอร์
- เครื่องถ่ายเอกสาร
- โทรสาร
- ระบบโทรศัพท์
สาเหตุที่ต้องตื่นตัวในเรื่องสำนักงานอัตโนมัติ มีเหตุผล 3 ประการ
1. กิจกรรมทางธุรกิจมีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้น
2. เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์พัฒนามากขึ้น มีประสิทธิภาพในการทำงานสูง ในขณะที่ตัวเครื่องมีขนาดเล็กลง และราคาก็ถูกลงด้วย
3. ค่าใช้จ่ายในสำนักงานมากขึ้น เนื่องจากงานมีมากขึ้น จึงต้องนำเทคโนโลยีเพิ่มเข้ามาเพื่อช่วยลดค่าใช้จ่าย
อุปกรณ์สำนักงานที่เชื่อมต่อเป็นเครือข่าย
อดีต
1. มีตู้เอกสาร
2. การทำงานต้องมีแบบฟอร์ม
3. การสรุปผลหรือการทำรายงานยุ่งยากเสียเวลา
ปัจจุบัน
1. มีอุปกรณ์สำนักงานเข้ามาอำนวยความสะดวก
2. มีการนำโปรแกรมคอมพิวเตอร์ต่างๆ เข้ามาช่วยในการทำงาน
ข้อดีและข้อเสียของการใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ
ข้อดี
1. ทำให้บรรลุวัตถุประสงค์ที่สำนักงานได้ตั้งไว้
2. เพิ่มประสิทธิภาพในการผลิต
3. คุณภาพของการทำงานดีขึ้น
4. สามารถจัดรูปแบบการบริการให้แก่ลูกค้าได้สะดวกรวดเร็วมากขึ้น
5. เพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร
6. ประหยัดสถานที่ในการจัดเก็บข้อมูลและเอกสารต่างๆ
ข้อเสีย
1. ต้องใช้ทรัพยากร และงบประมาณต่าง ๆ อย่างต่อเนื่องและยาวนาน อาจก่อให้เกิดผลกระทบต่อสถานภาพทางการเงิน และแรงงานของหน่วยงาน
2. ข้อมูลที่รวบรวมไว้อาจกระจัดกระจาย เป็นเป้าหมายต่อการโจมตีเพื่อล้วงเอาความลับได้ง่าย
การประยุกต์ใช้ OA
1. ในด้านของ POS
2. ในด้านของ ATM
3. ในด้านของ DSS (Decision Support System) คือ ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
4. CASE ช่วยในการเขียนโปรแกรมอัตโนมัติ ให้รวดเร็วและมีคุณภาพ
5. Robot เป็นเครื่องจักรกลอัตโนมัติสำหรับใช้ในงานที่ซับซ้อน และอันตราย
การดูแลความปลอดภัย
1. ป้องกันฝุ่น
2. ป้องกันการแตกหัก
3. มีการจัดทำการสำรองข้อมูล
4. มีการจัดตั้งวิธีรักษาความปลอดภัย เช่น ตั้ง Password , Encrytion
5. ติดตั้งโปรแกรมป็องกันไวรัส
ระบบสารสนเทศ
1. ระบบจัดการด้านข้อมูล
2. การประชุมทางไกล ( Teleconferencing System )
3. ระบบสนับสนุนสำนักงาน ( Office Support System : OSS )
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น