สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 3 วันที่ 23 พ.ย. 53

การจัดสำนักงานให้เป็นสำนักงานอัตโนมัติ

องค์กร / องค์การ Organization

      องค์กร มีทั้งระบบเปิด และ ระบบปิด

- ระบบเปิด เป็นรูปแบบองค์กรที่มีการปฏิสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมภายนอก มีการติดต่อสื่อสารระหว่างกัน มีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นกระบวนการต่อเนื่อง ระบบนี้ประกอบด้วย ปัจจัยนำเข้า ( Input ) การเปลี่ยนแปลง ( transformation ) และผลผลิต ( Output )

- ระบบปิด  เป็นรูปแบบองค์กรที่ไม่มีการติดต่อสัมพันธ์กับสิ่งแวดล้อมภายนอก

      ความหมาย

บุคคลกลุ่มหนึ่งที่มารวมตัวกัน โดยมีวัตถุประสงค์หรือเป้าหมายอย่างหนึ่งหรือหลายอย่างร่วมกัน และดำเนินกิจกรรมร่วมกันเพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์

ความสัมพันธ์ระหว่าง องค์การและเทคโนโลยีสารสนเทศ

ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ

      สำนักงาน ( Office ) หมายถึง ศูนย์สั่งการขององค์การหรือธุรกิจต่างๆ หมายรวมถึงสถามที่ในการบริหารงาน

ประเภทของลักษณะงานของสำนักงานอัตโนมัติ

      1. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการเจรจาข้อตกลง

      2. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการนำข้อตกลงไปปฏิบัติ

      3. สำนักงานทำหน้าที่ที่เกี่ยวกับการบริหาร

      4. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการสนับสนุน

      5. สำนักงานทำหน้าที่ด้านการสนับสนุนทางด้านสารสนเทศ

ลักษณะของงานสำนักงาน

      1. เป็นงานประเภทให้บริการแก่หน่วยงานอื่น ๆ

      2. ขนาดของงานให้บริการ ขึ้นอยู่กับหน่วยงาน จึงไม่อาจควบคุมได้ เช่น จำนวนจดหมายติดต่อ จำนวนรายการสินค้าที่ผลิต เป็นต้น

      3. เป็นงานที่ไม่อาจคำนวณผลกำไร ได้โดยตรง

องค์ประกอบของสำนักงานอัตโนมัติ

      1. สภาวะแวดล้อม ได้แก่ ลักษณะการดำเนินงาน การจัดองค์กร และสายงานที่รับผิดชอบ

      2. องค์ประกอบ ได้แก่ บุคลากร กระบวนการปฏิบัติงาน เทคโนโลยีสารสนเทศ และการบริหารจัดการ

      3. ผลผลิต ได้แก่ ผลงานต่าง ๆ

สำนักงานอัตโนมัติจะคำนึงถึงอยู่ 3 ด้าน  คือ

      1. บุคลากรที่จะเป็นผู้ใช้สำนักงานอัตโนมัติ ประกอบก้วย

- ผู้บริหารระดับสูง ได้แก่ ประธานหรือกรรมการผู้จัดการ

- ผู้บริหารระดับกลาง ได้แก่ หัวหน้างานหรือผู้จัดการฝ่าย

- ผู้บริหารระดับต้น ได้แก่ ผู้จัดการควบคุมหัวหน้าพนักงาน

- ระดับนักวิชาการ ได้แก่ ผู้เชี่ยวชาญ ฝ่ายวิชาการ วิศวกร ช่างเทคนิค นักเขียนโปรแกรม

- ระดับเสมียนพนักงาน ได้แก่ เลขานุการ เสมียน คนงาน

      2. ระบบงานประยุกต์ต่างๆ ที่พัฒนาขึ้น มีคุณสมบัติดังนี้

- มีความสอดคล้องกับความต้องการของผู้ปฏิบัติงาน

- มีความสะดวกในการใช้งาน

- มีความรวดเร็ว

- มีประสิทธิภาพ

      3. เครื่องมือและเทคโนโลยี

- เครื่องคอมพิวเตอร์ โทรศัพท์ เครื่องพิมพ์ เครื่องโทรสาร และอุปกรณ์ต่อพ่วง

- เทคโนโลยีเครือข่าย เทคโนโลยีการส่งข้อมูล เทคโนโลยีในการรับข้อมูลเข้าสู่ระบบ เทคโนโลยีในการสื่อสาร และเทคโนโลยีในการแสดงผล

- เครื่องมือและเทคโนโลยีที่เหมาะสมนั้น ขึ้นอยู่กับความจำเป็นของระบบงาน

การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสำนักงานอัตโนมัติ

      1. ความคุ้มค่า

      2. โครงสร้างของสำนักงาน

      3. กระบวนการในการปฏิบัติงาน

      4. บุคลากร

      5. ซอฟต์แวร์

ปัญหาของการพัฒนาระบบสำนักงานอัตโนมัติ

      1. การจัดซื้อซอฟต์แวร์ เมื่อนำมาใช้งานร่วมกันอาจเกิดปัญหาความไม่สอดคล้องกันของรหัส สัญญาณ และมาตรฐานอื่นๆ
      2. ความต้องการของหน่วยงาน
      3. ประสิทธิภาพในการทำงาน
      4. ความแตกต่างของระบบซอฟต์แวร์ประยุกต์
    
      ______ _ _ _ ___________________ _ _ _ _______