สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 8 วันที 14 มกราคม 2554

ระบบฐานข้อมูล


แนวความคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูล
      ความหมายของฐานข้อมูล
   ฐานข้อมูล หมายถึง แหล่งรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน ด้านใดด้านหนึ่ง
   ข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูลประกอบด้วย
- เนื้อหาสาระของข้อมูล 
- คำอธิบายข้อมูล
ป้ญหาการใช้แฟ้มข้อมูลในการจัดการข้อมูล
      การดูแลข้อมูล
   - Data redundancy
   - Data independence
      ปัญหาอื่น ๆ
   - Data dispersion
   - Resource utilization
ประโยชน์ของฐานข้อมูล
      - ลดความซ้ำซ้อน
      - ลดความขัดแย้งหรือความแตกต่างกันของข้อมูล
      - การพัฒนาระบบงานใหม่ทำให้สะดวกรวดเร็ว
      - การรักษาความปลอดภัยของข้อมูลได้ง่าย
      - ทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องมากขึ้น
เครื่องมือในการจัดการข้อมูล
      ระบบจัดการฐานข้อมูล < Database management systems : DBMS> เป็นโปรแกรมที่อำนวยความสะดวกในการจัดทำ และ การนำข้อมูลจากฐานข้อมูลมาใช้งาน  
โครงสร้างของฐานข้อมูล
      ฐานข้อมูล ประกอยด้วย แฟ้มข้อมูลมากกว่า 1 แฟ้มขึ้นไปที่มีความสัมพันธ์กัน
      โครงสร้างข้อมูลในฐานข้อมูลแบ่งเป็น 2 ลักษณะ
   - โครงสร้างเชิงกายภาพ เป็นการกำหนดวิธีการจัดเก็บข้อมูลในสื่อต่าง ๆ เช่น เนื้อที่ ตำแหน่งการจัดเก็บ
   - โครงสร้างเชิงตรรกะ เป็นการกำหนดรูปแบบและความสัมพันธ์ของฐานข้อมูล
การศึกษาเบื้องต้นเพื่อจัดทำฐานข้อมูล
   - การวิเคราะห์องค์การ > ศึกษานโยบาย วัตถุประสงค์
   - กำหนดปัญหาและเงื่อนไข > ศึกษาปัญหาการปฏิบัติงาน ระบบข้อมูล
   - กำหนดวัตถุประสงค์
   - กำหนดขอบเขต ให้ครอบคลุมงานขององค์การ




  

สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 7 วันที 28 มกราคม 2553

การจัดการฐานข้อมูล

ความรู้ทั่วไปเกี่ยวกับฐานข้อมูล
      - แนวคิดเกี่ยวกับข้อมูลในสำนักงาน
   ความหมายของข้อมูลและสารสนเทศ
- ข้อมูล หมายถึง ข้อเท็จจริงซึ่งเกี่ยวข้องกับบุคคล สถานที่ สิ่งของ หรือเหตุการณ์ ข้อมูลอาจเป็นได้ทั้งตัวเลข ตัวอักษร ข้อความ เสียง ข้อมูลจะเกิดขึ้นอย่างไม่เป็นระเบียบ
- สารสนเทศ หมายถึง ข้อมูลที่ได้ถูกนำมาประมวลผลเพื่อใช้ประโยชน์ ในการปฎิบัติงานหรือตัดสินใจ เพื่อสนับสนุนในงานที่เกี่ยวข้อง
   ประเภทของข้อมูลในสำนักงาน
- ตามลักษณะของข้อมูล
            Numeric Data
            Character Data/Text
            Voice
            Graphical Data
            Image Data
- ตามการคำนวณในคอมพิวเตอร์

            Numeric Data

            Non - numeric Data

- ตามแหล่งที่มาของข้อมูล

            ภายในองค์กร

            ภายนอกองค์กร

- ตามหมวดหมู่เอกสารของสำนักงาน

- ตามคุณสมบัติของจ้อมูล

            เชิงปริมาณ

            เชิงคุณภาพ

   ความสำคัญของข้อมูลต่อสำนักงาน

      - การจัดการข้อมูลในสำนักงาน
   ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน
- data volume
- data sharing
- data accuracy
- data integrity
- data security

      - วิธีใช้ในการจัดการข้อมูล
   ความหมายของแฟ้มข้อมูล
- แฟ้มข้อมูล (file / folder) คือ การจัดเก็บรวบรวมข้อมูลที่ได้จากการบันทึกข้อมูลเก็บไว้ในที่เดียวกันในหน้วยความจำสำรอง เช่น ในฮาร์ดดิสก์ ดิสเกดด์ เป็นต้น
   โครงสร้างการจัดเก็บข้อมูลในแฟ้มข้อมูล
- แบบเขตข้อมูลและระเบียนข้อมูล
            เขตข้อมูล (field) ประกอบด้วย ตัวเลขหรือตัวอักษรหลายๆ ตัว ที่มีคุณลักษณะเดียวกัน
            ระเบียนข้อมูล (record) ประกอบด้วย เขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูลรวมกัน
            แฟ้มข้อมูล (file) ประกอบด้วย ระเบียนข้อมูลหลายๆ ระเบียนรวมกัน
- แบบลิสต์ (list) และอะเรย์ (array)
            แบบลิสต์ (list) คือ การกำหนดรูปแบบการจัดเก็บข้อมูลแบบต่อเนื่องกัน ซึ่งคั่นด้วยอักขระพิเศษ เช่น , เป็นต้น
            อะเรย์ (array) คือ การกำหนดค่าเป็นตาราง หรือ แมทริกซ์ ซึ่งแต่ละตำแหน่งแทนความหมายแต่ละเรื่อง
- แบบออบเจ็กต์
   ตามลักษณะข้อมูลที่จัดเก็บ
- แฟ้มข้อมูลโปรแกรม (Program file)
- แฟ้มข้อมูลที่เก็บข้อมูล (Data file)

ระบบฐานข้อมูล
      - แนวคิดเกี่ยวกับฐานข้อมูล
   ความหมายของฐานข้อมูล
- ฐานข้อมูล หมายถึง แหล่งรวมข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กันในด้านใดด้านหนึ่ง
- ข้อมูลที่จัดเก็บในฐานข้อมูล ประกอบด้วย
            - เนื้อหาสาระของข้อมูล คือ ข้อมูลในเรื่องต่างๆ ที่ต้องการ
            - คำอธิบายข้อมูล

      - แนวทางการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงาน


      - ตัวอย่างการพัฒนาฐานข้อมูลในสำนักงาน

ระบบความปลอดภัยของข้อมูลในสำนักงาน
      - แนวคิดด้านความปลอดภัยของข้อมูล


      - ไวรัสคอมพิวเตอร์


      - การรักษาความปลอดภัยของข้อมูล

การคำนวณสูตรด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

การคำนวณสูตรด้วยโปรแกรม Microsoft Excel

      โปรแกรม Microsoft Excel มีความสะดวกในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ โดยเฉพาะการคำนวณ บวก ลบ คูณ หาร จัดว่าเป็นพื้นฐานของการคำนวณอย่างยิ่ง การคำนวณผลลัพธ์ที่มีจำนวนหลายเซลล์นั้น โปรแกรม Microsoft Excel สามารถคำนวณได้ด้วยสูตร ซึ่งมีความถูกต้องและชัดเจน

กฎเกณฑ์การคำนวณ

- ทุกครั้งที่ต้องการคำนวณจะต้องพิมพ์เครื่องเท่ากับ (=) ก่อนทุกครั้ง

- เมื่อกำหนดสูตรการคำนวณเรียบร้อยแล้วให้กดแป้น Enter

Sum    การคำนวณหาค่าผลรวม  

     รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ  =สูตร(เซลล์ต้นทาง:เซลล์ปลายทาง)  เช่น

average   การคำนวณหาค่าเฉลี่ย

     รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

COUNT   ใช้ในการนับจำนวนที่ระบุ

     รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

MAX   หาค่าที่สูงสุดในกลุ่มของตัวเลข

     รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

MIN   หาค่าที่ต่ำสุดในกลุ่มของตัวเลข

      รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

IF   ใช้ทดสอบเงื่อนไข

      รูปแบบการใช้ฟังก์ชั่นในการคำนวณ =IF(อ้างอิงเซลล์/เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่1,“ผลลัพธ์”, IF(อ้างอิงเซลล์/เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่2,“ผลลัพธ์”, IF(อ้างอิงเซลล์/เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่3,“ผลลัพธ์”,....., IF(อ้างอิงเซลล์/เครื่องหมายอ้างอิง/ขอบเขตที่n,“ผลลัพธ์”, “ผลลัพธ์ที่ไม่อยู่ในขอบเขต”)))...)_n กดแป้น Enter  

หมายเหตุ         n แทน ขอบเขตสุดท้ายที่ต้องการค้นหา

 โดย logical_test  คือ เงื่อนไขที่จะทำการตรวจสอบ  value_if_true คือ สิ่งที่จะกระทำ หรือ ผลที่จะ

เกิด เมื่อเงื่อนไขที่ตรวจสอบเป็นจริง  

value_if_false คือ สิ่งที่จะกระทำ หรือ ผลที่  

จะเกิด เมื่อเงื่อนไขที่ตรวจสอบเป็นเท็จ

COUNTIF  การนับจำนวนเซลล์ภายในช่วงให้ตรงตามเงื่อนไข 

       รูปแบบการใช้ฟังก์ชั่นในการคำนวณ     =COUNIF(อ้างอิงเซลล์ต้นทาง:อ้างอิงเซลล์ต้นปลายทาง,“ผลลัพธ์ที่ต้องการหา”)

COUNTA     ใช้นับจำนวนเซลล์ที่ไม่ใช่เซลล์ว่าง
      รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

SUMIF     หาค่าผลรวมตามเงื่อนไข

   

      รูปแบบการใช้สูตรในการคำนวณ

ฟังก์ชันค้นหาและอ้างอิง

ฟังก์ชัน Hlookup   เป็นวิธีการค้นหาค่าในแถวบนสุดของตารางหรือ อาร์เรย์ของค่า และส่งกลับในคอลัมน์เดียวกันจากแถวที่ระบุ

         HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,…)

lookup_value  คือ ค่าที่เป็นที่จะค้นหาในตารางข้อมูล โดยค่านี้ จะเป็นค่า หรือ การอ้างอิง หรือ ข้อความก็ได้ โดยจะไปค้นจากแถวแรกของ table_array

table_array คือตารางข้อมูล หรือ ฐานข้อมูล ที่จะเข้าไปค้นหา โดยมีการเก็บข้อมูลในแนวนอน

row_index_num คือหมายเลขของแถว ในตารางtable_array ที่ต้องการค่าในแถวนี้ส่งกลับมาเป็นผลลัพธ์ของการทำงานของฟังก์ชัน

range_lookup คือ ค่าทางตรรกะ ซึ่งมี 2 ค่า True กับ False  ถ้าเป็น True หรือ อาจละไว้ไม่ใส่ 

 เมื่อฟังก์ชันทำงานจะส่งค่าที่อยู่ในแถว  ที่กำหนดในสดมภ์เดียวกับค่าที่ใช้ค้นหา หรือค่าที่ใกล้เคียงที่สุดกลับมา แต่ถ้า range_lookup เป็น False  จะส่งเฉพาะค่าในแถวที่ระบุ และอยู่ในสดมภ์เดียวกับค่าที่ค้นหามาให้ ถ้าไม่มีจะรายงานความผิดพลาดว่า #N/A  ถ้า range_lookup เป็น true  ค่าที่อยู่ในแถวแรก  ของ table_array จะต้องเรียงจากน้อยไปมาก แต่ถ้าเป็น false ไม่จำเป็นต้องเรียง

ฟังก์ชั่น VLOOKUP สำหรับการค้นหาข้อมูลในคอลัมน์ที่กำหนด

lookup_value  คือ ค่าที่จะค้นหาจากสดมภ์แรกของตารางหรือฐานข้อมูลที่ระบุ ซึ่งอาจเป็นค่า เป็นการอ้างอิง หรือข้อความใด ๆ 

table_array คือ ตารางหรือฐานข้อมูลที่จะถูกค้นหาค่าที่ต้องการ ซึ่งตารางหรือฐานข้อมูลนี้เก็บข้อมูลในแนวสดมภ์ หรือแถวตั้ง

col_index_num คือ หมายเลขสดมภ์ของตารางข้อมูลที่ระบุให้นำข้อมูลในสดมภ์นี้ส่งกลับไปยังตำแหน่งที่ตั้งของสูตร  ที่ใช้ฟังก์ชัน Vlookup โดยสดมภ์นี้จะอยู่ในแถวเดียวกับค่าที่ถูกค้นหา โดยหมายเลขสดมภ์จะนับจากซ้ายไปขวาของตารางข้อมูล

range_lookup  คือ ค่าตรรกะที่ระบุให้ฟังก์ชัน มี 2 ค่า คือ True ซึ่งอาจละไว้ไม่ใส่ กับ False  โดยถ้าใช้ True  หรือละไว้ไม่ใส่ จะส่งค่าที่ตรงกับค่าที่ค้นหา ถ้าไม่พบจะส่งค่าที่ตรงกับค่าใกล้เคียงที่สุดไปให้ โดยตารางข้อมูลค่าในสดมภ์ที่ค้นหา  ต้องเรียงจากน้อยไปมาก     หากระบุ ramge_lookup เป็น False จะค้นหาและส่งค่าที่ตรงกับของค่าที่ค้นหาเท่านั้น หากไม่พบจะแสดงความผิดพลาดว่า #N/A มาให้ 

ทำความรู้จัก Function LEFT,MID, RIGHT

     Function?LEFT, MID, RIGHT?ทั้ง 3 คำสั่งนี้ ใช้สำหรับการดึงข้อมูลบางส่วนจากเซลล์ที่กำหนดมาแสดงในเซลล์ที่เราต้องการ? เป็นการแนะนำทั้ง?3 ฟังก์ชั่นที่ใกล้เคียงและมีความสัมพันธ์กัน?ทั้งนี้?เพื่อให้เห็นถึงความแตกต่างที่ชัดเจนในแต่ละฟังก์ชั่น

รูปแบบ LEFT(text,num_chars)

·          text?หมายถึง เซลล์ที่ต้องการดึงข้อมูล

·          num_chars หมายถึง จำนวนตัวอักษรที่ต้องการดึงโดยเริ่มต้นนับจากตัวอักษรทางซ้ายมือ

รูปแบบ MID(text,start_num,num_chars)

·         text?หมายถึง เซลล์ที่ต้องการดึงข้อมูล

·         start_num หมายถึง ตำแหน่งของตัวอักษรแรกที่ต้องการดึงมาแสดง

·         num_chars หมายถึง จำนวนตัวอักษรที่ต้องการดึงมาแสดง

รูปแบบ RIGHT(text,num_chars)

·         text?หมายถึง เซลล์ที่ต้องการดึงข้อมูล

·         num_chars หมายถึง จำนวนตัวอักษรที่ต้องการดึงโดยเริ่มต้นนับจากตัวอักษรทางขวามือ

 ฟังก์ชัน PMT

       ฟังก์ชัน PMT  ใช้ในการคำนวณหายอดชำระเงินกู้ในแต่ละงวด ซึ่งวิธีนี้สามารถกำหนดจำนวนงวดที่จะต้องจ่าย
     โดยฟังก์ชัน  PMT จะคำนวณจำนวนเงินที่จะต้องจ่ายในแต่ละงวดให้

ตัวอย่างการใช้ฟังก์ชัน PMT
ถ้ากู้เงินจากธนาครมาเพื่อลงทุนค้าขายจำนวน 300,000 บาท กำหนดผ่อนชำระคืนภายในกำหนด 7 ปี ซึ่งทางธนาครคิดดอกเบี้ยร้อยล่ะ 5 ต่อปี จะต้องผ่อนชำระเดือนล่ะเท่าไร

ฟังก์ชัน  FV

ฟังก์ชัน  FV  ใช้ในการคำนวณหามูลค่าเงินในอนาคต  (Future  Value) เช่น  จำนวนเงินทั้งหมดที่จะได้รับจากเงินฝากประจำ หรือการลงทุนอื่น ๆ เพื่อที่จะคำนวณถึงผลตอบแทนที่จะได้รับจากเงินฝากประจำ หรือการลงทุนอื่น ๆ เพื่อที่จะคำนวณถึงผลตอบแทนที่จะได้รับ

ตัวอย่าง

       ต้องการฝากเงินเดือนละ 2,0 00 บาท อัตราดอกเบี้ย 6.75% ต่อปีเป็นเวลา 1 ปี โดยฝากในวันแรกของทุกเดือน  ให้คำนวณหาเงินสุทธิที่จะได้รับเงินในอนาคต (FV) จะได้ผลลัพธ์ดังนี้

 ฟังก์ชัน  NPER 

            ฟังก์ชัน  NPER  ใช้ในการคำนวณหาระยะเวลาที่เหมาะสมสำหรับการลงทุน เช่น   การใช้หาจำนวนงวดเพื่อให้ได้จำนวนเงิน   ฝากที่ต้องการในอนาคต ว่าจะต้องใช้ระยะเวลากี่ปี  ดังนี้

ตัวอย่าง

       คุณสุดสวยได้รับเงินส่วนแบ่งจากมรดก จำนวน 800,000 บาท จึงนำเงินไปฝากบัญชีประจำ 12 เดือน  โดยจะฝากงวดละ 50,000 บาท เพื่อให้มีเงินเก็บในอนาคต  3,000,000 บาท (อัตราดอกเบี้ยคงที่ 12.5% ต่อปี)  การคำนวณหาจำนวนงวดที่คุณสุดสวยจะต้องฝากเงิน (NPER) มีดังนี้

จากตัวอย่างจะเห็นว่าคุณสุดสวยฝากเงินปีละ 50,000 บาท สิ้นปีที่ 9 ก็จะได้รับเงินตามที่ต้องการได้  ซึ่งเป็นเงินที่ลงทุน ไปทั้งสิ้น     (50,000 X 9) + 800,000 = 1,250,000 บาท

ฟังก์ชั่น IRR(values,guess) ย่อมาจาก Internal Rate of Return

–values = กระแสเงินสดจ่ายสุทธิ และกระแสเงินสดรับรายปีตลอดอายุโครงการ โดยจะต้องมีค่าลบ 1 ค่า และค่าบวกอย่างน้อย 1 ค่า

–guess = เป็นอัตราการปรับลด ถ้าไม่กำหนดโปรแกรมจะ เริ่มต้น เช่น  0.1  เท่ากับ 10เปอร์เซ็นต์ ให้ทันที

สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 6 วันที่ 14 ธ.ค. 53

ระบบสารสนเทศของสำนักงานอัติโนมัติ
บทบาทหน้าที่หลักของสำนักงาน
     - การจัดการข่าวสารให้กับบุคลากรในองค์กรให้ทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทะฺภาพรวดเร็ว
     - เชื่อมโยงการทำงานระหว่างกันในทุกระดับ ทุกหน้าที่ ตลอดจนการทำงานขององค์กร
     - เชื่อมโยงเกี่ยวกับองค์กรภายในหรือองค์กรภายนอก รวมถึงบริษัท ห้างร้าน องค์กรเอกชนและรัฐบาล
ระบบสารสนเทศในสำนักงาน (OIS)  มี 2 แบบ
     - IS คือ Information System เกิดก่อนระบบสารสนเทศ
     - IT คือ Information Technology มีหน้าที่เข้าไปสนับสนุน การทำงานของระบบสารสนเทศ
มี 4 ด้าน
          - DMS ระบบการจัดการด้านเอกสาร
          - MHS ระบบด้านการจัดการข่าวสาร
          - TS    ระบบประชุมทางไกล
          - OSS  ระบบสนับสนุนสำนักงาน
วงจรการจัดการเอกสาร
     ผลิต > จัดเก็บ (ทำเป็นแฟ้ม , บันทึกแบบสื่ออิเล็กอิเล็กทรอนิกส์ ) > นำไปใช้ > บำรุงรักษา > ทำลาย
ระบบการจัดการด้านเอกสาร (Document Management Systems : DMS)
     - ระบบประมวลผลคำ (Word Processing System)
     - ระบบประมวลผลภาพ (Image Processing System)
     - ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
     - การทำสำเนาเอกสาร (Reprographics)
     - การจัดเก็บเอกสาร จดหมายเหตุ (Archive Storage)

          ระบบประมวลผลคำ (Word Processing System)
                คือ ระบบการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เมื่อนำข้อความเข้าเครื่องเก็บรักษาข้อความไว้ในเครื่อง ดัดแปลงแก้ไข ปรับปรุง ข้อความ และจัดพิมพ์ข้อความเป็นเอกสาต่าง ๆ  เช่น Microsoft word  Wordstar เป็นต้น

          ระบบประมวลผลภาพ (Image Processing System)
               - บางครั้งเรียกว่า ระบบการจัดการภาพอิเล็กทรอนิกส์ (electronic image management system)
               - เป็นระบบที่มีการประมวลผลโดยอาศัยรูปภาพ โดยอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถนำรูปภาพจากเอกสารต่างๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูล และสามารถเรียกกลับมาดัดแปลงใช้งานได้ใหม่ในโอกาสต่อไปได้ ตัวอย่างโปรแกรมประเภทนี้ได้แก่ Adobe PageMaker เป็นต้น
          ระบบจัดพิมพ์แบบตั้งโต๊ะ (Desktop Publishing)
               เป็นชุดคำสั่งที่ทำให้ผู้ใช้สามารถทำรายงานวารสาร แผ่นพับ หรือเอกสารสิ่งพิมพ์ที่มีคุณภาพใกล้เคียงกับการผลิตโดยมืออาชีพได้ เพราะผู้ใช้สามารถออกแบบและจัดได้ตามใจ เพียงใส่ตัวหนังสือ รูปภาพ หรือลวดลายลงบนหน้ากระดาษ แล้วจัดเรียง ตัวอย่างโปรแกรมได้แก่  Microsoft PowerPoint เป็นต้น
          การทำสำเนาเอกสาร (Reprographics)
               - เป็นการผลิตเอกสารชนิดเดียวกันพร้อมกันหลายๆ ชุดเพื่อใช้แจกจ่ายหรือเผยแพร่ทั้งภายในและภายนอก สำนักงานได้อย่างรวดเร็ว ข้อได้เปรียบที่เห็นได้ชัดเจนคือ สามารถสร้างสำเนาได้สะดวก มีการโต้ตอบ ถ่ายพิมพ์แบบย่อหรือขยายได้ หรือจะมีการพิมพ์สองด้านรวมข้อความพร้อมภาพ หรือแม้กระทั่้งการจัดลำดับหน้าก็ทำได้เช่นกัน
          การจัดเก็บเอกสารจดหมายเหตุ
               จัดเก็บรักษาด้วยหน่วยเก็บข้อมูลสำรองในรูปแบบต่างๆ เช่น เทปแม่เหล็ก (Magnetic Tape) ไมโครฟีล์ม (Microfilm) เป็นต้น 

          ระบบการจัดการด้านข่าวสาร (Message - Handling Systems : MHS)
               - ระบบโทรสาร (facsimile (fax) systems)
               - ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (Electronic mail)
               - ไปรษณีย์เสียง (Voice mail)
          ระบบโทรสัมมนา หรือการประชุมทางไกล (Teleconferencing System : TS)
                ประโยชน์
     - จัดนัดประชุมได้รวดเร็วสนองตอบความเร่งด่วน
     - เพิ่้มผลผลิตของผู้เข้าร่วมประชุม เพราะลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร
     - การประชุมมีวินัยและมีประสิทธิภาพ
     - ใช้ในการสัมภาษณ์งาน

         ประเภท ระบบโทรสัมมนาหรือการประชุมทางไกล
     - การประชุมด้วยภาพและเสียง (Video Conferencing)
     - การประชุมด้วยเสียง (Audio Conferencing)
     - การประชุมด้วยคอมพิวเตอร์ (Computer Conferencing)
     - โทรทัศน์ภายใน (In-House Television)
     - ระบบสื่อสารทางไกล (Telecommuting)

 ระบบสนับสนุนสำนักงาน  (Office Support Systems : OSS)
     - กรุ๊ปแวร์ (groupware)
     - กราฟิกเพื่อการนำเสนอ (presentation graphics)
     - ระบบสนับสนุนสำนักงานอื่น ๆ

          กรุ๊ปแวร์ (groupware)
     คือ แนวคิดในการใช้งานระบบส่วนชุดคำสั่งและสิ่งอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้อง ที่จะมีการโต้ตอบกันระหว่างผู้ใช้ในระบบได้
     องค์ประกอบของกรุ๊ปแวร์ มีอยู่ 4 ส่วนได้แก่
         - ผู้ใช้
         - มาตรฐาน
         - ตัวเครื่อง
         - ส่วนชุดคำสั่ง

          การสร้างลำดับการทำงาน (workflow)
     หมายถึงการทำงานเป็นระบบทำงานร่วมกันเป็นกลุ่มตามหน้าที่และมีลำดับที่ชัดเจน  ประโยชน์ที่ได้รับคือ
         - ลดระยะเวลาการทำงาน
         - ลดค่าใช้จ่าย
         - ลดการใช้กระดาษและการถ่ายเอกสาร
         - ลดขนาดสำนักงาน ทั้งนี้เพราะเมื่อลดการใช้กระดาษก็จะทำให้พื้นที่ใช้งานลดลง
         - การจัดงานและการบริหารสะดวกขึ้น


          ตัวอย่างการสร้างลำดับการทำงาน

สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 5 วันที่ 7 ธ.ค. 53

เทคโนโลยีสำนักงาน
                         Office Technology


การเปลี่ยนแปลงข้อมูลเข้าสู่ยุคเครื่องจักรของสำนักงานอัตโนมัติ
     - เครื่องพิมพ์ดีด
     - เครื่องพิมพ์ดีดอัตโนมัติ
     - MT/ST (Magnetic Tape/Selectric Type Writer) และ MC/ST (Magnetic Card/Selectric Type Writer)
     - เครื่องประมวลผลคำ (Word processing)
เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ (COMPUTER TECHNOLOGY)
     - ปี 1940 ถูกใช้ในทางวิชาการและทางทหาร
     - ปี 1954 นำ UNIVAC มาใช้ในทางํํํธุรกิจเป็นเครื่องแรก
ความรู้พื้นฐานเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์
     คอมพิวเตอร์ คือ อุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์ ที่สามารถรับข้อมูลและคำสั่งแล้วนำไปประมวลผล เพื่อให้ได้ผลลัพธ์ที่ต้องการ
องค์ประกอบของคอมพิวเตอร์
     - หน่วยรับข้อมูล (Input Unit)
     - หน่วยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit : CPU)
     - หน่วยแสดงผล (Output Unit)
     - หน่วยความจำสำรอง (Secondary Storage Unit)
การติดต่อสื่อสารในสำนักงาน
     - การติดต่อสื่อสารเป็นกระบวนการในการส่งหรือสื่อและแสดงข้อมูลทั้งที่เป็นคำพูด และ ไม่ใช่คำพูด
     - ผู้บริหารสำนักงานควรให้ความสำคัญกับการติดต่อสื่อสารที่มีผลกระทบโดยตรงต่อตัวบุคคลและระบบเครือข่าย
กระบวนการติดต่อสื่อสาร
     - ผู้ส่ง (Sender) เป็นต้นทางของการสื่อสารข้อมูล
     - การใส่รหัส (Encode) เป็นการเรียบเรียงจัดการในรูปแบบของสัญลักษณ์ (เช่น คำพูด ตัวเลข)  เพื่อแปลงสภาพส่งต่อไปยังผู้รับ
     - ผู้รับ (Receiver) หน้าที่รับข้อมูลที่ส่งมาให้ และพิจารณาข่าวสารโดยถอดรหัส
     - การถอดรหัส (Decode) เป็นการแปลงหรือถอดความข่าวสาร
     - เสียงรบกวน (Noise) เป็นอุปสรรคที่ทำให้การติดต่อสื่อสารไม่ครบถ้วนสมบูรณ์
ประเภทการติดต่อสื่อสาร แบ่งตามโครงสร้างองค์การ
     - Downward เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับบนสู่ระดับล่าง 
     - Upward  เป็นการติดต่อสื่อสารจากระดับล่างสู่ระดับบน ตามสายการบังคับบัญชา
     - Lateral เป็นการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้ส่งและผู้รับ ในระดับเดียวกันตามสายงาน

                                 << ภาพทิศทางการติดต่อสื่อสาร >>


ประเภทการติดต่อสื่อสาร แบ่งตามเป้าหมายในการติดต่อสื่อสาร
     - Internal เป็นการติดต่อสื่อสารภายในองค์การ ซึ่งใช้สื่อภายในสำนักงาน
     - External เป็นการติดต่อสื่อสารภายนอกองค์การ
ประเภทการติดต่อสื่อสาร แบ่งตามรูปแบบ
     - Verbal เป็นการติดต่อสื่อสารประกอบด้วยคำ ไม่ว่าจะเป็นการเขียนหรือการพูด
     - Nonverbal เป็นการติดต่อสื่อสารที่ใช้ท่าทาง ทัศนคติ และอารมณ์ความรู้สึก หรือแม้แต่กิริยาอาการสัมผัส
ประเภทการติดต่อสื่อสาร แบ่งตามลักษณะการติดต่อสื่อสาร
     - Formal เป็นการติดต่อสื่อสารแบบเป็นทางการ
     - Informal เป็นการติดต่อสื่อสารแบบไม่เป็นทางการ เกิดขึ้นตามสถานการทั่วไป
อุปสรรคในการติดต่อสื่อสาร
     - อุปสรรคจากคน และ สื่อที่ใช้
อุปสรรคจากองค์การและสื่อ
     - บรรยากาศและสภาพแวดล้อมในสำนักงาน
     - สื่อในการติดต่อสื่อสาร
     - เวลา
     - ระยะทาง
การติดต่อสื่อสารที่มีประสิทธิภาพ
     - จัดรูปแบบการติดต่อในสำนักงานให้ทันสมัย
     - พัฒนาและปรับปรุงความชำนาญในการติดต่อสื่อสาร
     - ลดกระแสต่อต้านเพื่อเปลี่ยนแปลงพฤติกรรมการติดต่อสื่อสาร
     - ลดอุปสรรคในการติดต่อสื่อสาร
     - จัดทำประสิทธิภาพในการติดต่อสื่อสาร
เทคโนโลยีการติดต่อสื่อสาร
     - ความสามารถในการสร้าง เก็บ ปฏิบัติการ และสื่อสารทุกรูปแบบ
     - ความเร็ว
     - เทคโนโลยีใหม่ๆ
ผลกระทบของเทคโนโลยีในสำนักงาน
     - ผลิตภาพและการจ้างงาน
     - การกระจายและการรวมงาน
     - ความได้เปรียบเชิงแข่งขัน และ ความเสี่ยง
     - ข้อมูลข่าวสารมากเกินไป ทำให้เกิดผลกระทบต่อเวลา
     - ความปลอดภัยและความเป็นส่วนตัว
     - ความชำนาญงานที่ต้องการ
ระบบเครือข่ายเทคโนโลยีสำนักงาน
     ระบบเครือข่ายในทางคอมพิวเตอร์หรือเทคโนโลยีข้อมูล หมายถึง การสื่อสารข้อมูลหรือสารสนเทคระหว่างคอมพิวเตอร์ซึ่งมีใช้อยู่ในที่ต่างๆ กัน เช่น สำนักงาน  ระหว่างองค์การต่างๆ
รูปแบบของระบบเครือข่าย
     - เครือข่ายอินเทอร์เน็ต (Internet) เป็นเครือข่ายขนาดใหญ่ ที่ใช้กันทั่วโลก 
     - อินทราเน็ต (Intranet) เป็นเครือข่ายที่ใช้ภายในองค์การหรือหน่วยงาน บุคคลภายในสามารถเข้าดูข้อมูลได้เท่านั้น
     - เอ็กซ์ทราเน็ต (Extranet) เป็นเคือข่ายที่ใช้ภายในองค์การ แต่อนุญาตให้บุคคลภายนอกเข้ามาใช้งานได้ มีลักษณะการเชื่อมต่อ 2 ประเภท
 >> การเชื่อมต่อโดยตรง (Direct Link)
 >> การเชื่อมต่อเครือข่ายเสมือน (Virtual Network)

สรุปบทเรียนวิชา สำนักงานอัตโนมัติ ครั้งที่ 4 วันที่ 30 พ.ย. 53

การพัฒนาระบบสารสนเทศ
                          ( Information System Development )

      การพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นกระบวนการในการสร้างระบบสารสนเทศขึ้นมาเพื่อใช้แก้ไขปัญหา หรือสร้างมูลค่าเพิ่มให้แก่ธุรกิจ

ภาพแสดงวงจรการพัฒนาระบบ ( System Development Life Cycle : SDLC )

จำไว้เสมอว่า

      หาก  SA  (นักวิเคราะห์ระบบ) ถ้าไม่ใส่ใจในความต้องการของผู้ใช้แล้ว แต่มานั่งกำหนดระบบต่างๆ ขึ้นเอง งานที่ได้ก็จะไม่ตรงตามความต้องการของผู้ใช้ ทำให้เสียเวลาในการพัฒนาระบบขึ้นมาใหม่

ระยะเวลาของการพัฒนาระบบ

ระยะที่ 1 : Project Planning Phase

     - เป็นกระบวนการพื้นฐานบนความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่า ทำไม (Why) ต้องสร้างระบบใหม่
     - ทีมงานต้องพิจารณาว่าต้องดำเนินการต่อไปอย่างไรเกี่ยวกับกระบวนการสร้างระบบใหม่
     - จุดกำเนินของงาน เกิดขึ้นมาจากผู้ใช้ระบบ (User)
     - เนื่องจาก User
     - เป็นผู้ที่คลุกคลีและปฏิบัติกับระบบโดยตรง มีความใกล้ชิดกับระบบงานที่ดำเนินอยู่มากที่สุด
     - เมื่อ User มีความต้องการที่จะปรับปรุงระบบงานจึงถือเป็นจุดกำเนิดของ SA

หน้าที่ของ SA ในระยะที่ 1

      - ต้องทำการศึกษาถึงขอบเขตปัญหาที่ผู้ใช้กำลังประสบ

      - จะดำเนินการแก้ไขอย่างไร

      - ระบบใหม่ที่จะพัฒนาขึ้นมานั้นมีความเป็นไปได้หรือไม่

      - มีความคุ้มค่าที่จะลงทุนหรือไม่

*** ระยะที่ 1 เป็นระยะที่มีเวลาค่อนข้างสั้นและจำกัด เป็นระยะเวลาที่มีความสำคัญมากที่สุด

SA ต้องมีความเข้าใจในปัญหาอย่างแท้จริง ไม่อย่างนั้นจะ

     - ไม่สามารถตอบสนองผู้ใช้งานได้จริง
     - สูญเสียเวลาและเงินทอง
     - สูญเสียโอกาส

สรุึประยะของการวางแผนโครงการ

     - กำหนดปัญหา
     - ศึกษาความเป็นไปได้ของโครงการ
     - จัดทำตารางกำหนดเวลาของโครงการ
     - จัดตั้งทีมงานของโครงการ
     - ดำเนินการโครงการ

ระยะที่ 2 : Analysis Phase

     - ต้องมีคำตอบเกี่ยวกับคำถามว่าใคร (Who) เป็นผู้ที่ใช้ระบบ
     - มีอะไรบ้างที่ระบบต้องทำ (What)

หน้าที่ของ SA ในระยะที่ 2 (ครั้งที่ 1)

     - ต้องดำเนินการในขั้นตอนของการวิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน (Current System) เพื่อนำมาพัฒนาแนวความคิดสำหรับระบบงานใหม่ (New System)

วัตถุประสงค์หลักของระยะการวิเคราะห์ระบบ คือ

     - ศึกษาและทำความเข้าใจในความต้องการต่าง ๆ ที่รวบรวมมาจาก User
     - ดังนั้นการรวบรวมความต้องการ จึงจัดเป็นงานส่วนพื้นฐานของการวิเคราะห์

SA สามารถรวบรวมความต้องการในด้านต่าง ๆ ได้ดังนี้

     - การสัมภาษณ์

     - การจัดทำแบบสอบถาม

     - การอ่านเอกสารเกี่ยวกับการปฏิบัติงานของระบบงาน

     - ระเบียบกฏเกณฑ์ของบริษัท

หน้าที่ของ SA ในระยะที่ 2 (ครั้งที่ 2)

      - นำข้อกำหนด (Requirement Specification) เหล่านั้นไปพัฒนาออกมาเป็นความต้องการของระบบงานใหม่โดยใช้เทคนิค

     - การพัฒนาแบบจำลองกระบวนการ (Process Model : DFD) เพื่ออธิบายถึงกระบวนการที่ต้องทำในระบบว่ามีอะไรบ้าง

     - การพัฒนาแบบจำลองข้อมูล (Data Model : ERD) เพื่ออธิบายถึงสารสนเทศที่ต้องจัดเก็บไว้สำหรับสนับสนุนกระบวนการต่าง ๆ

สรุประยะของการวิเคราะห์

     - วิเคราะห์ระบบงานปัจจุบัน
     - รวบรวมความต้องการในด้านต่าง ๆ และนำมาวิเคราะห์เพื่อสรุปเป็นข้อกำหนดที่ชัดเจน
     - นำข้อกำหนดพัฒนาออกมาเป็นความต้องการของระบบงานใหม่
     - สร้างแบบจำลองกระบวนการของระบบงานใหม่ DFD
     - สร้างแบบจำลองข้อมูล ERD

ระยะที่ 3 : Design Phase

พิจารณาว่าระบบจะดำเนินการไปได้อย่างไร (How)


ตัดสินใจว่าจะพัฒนาระบบใหม่ด้วยแนวทางใด

      -  พัฒนาขึ้นเอง  ทำให้ได้โปรแกรมตรงตามความต้องการ แต่ถ้าผู้พัฒนาโปรแกรมมีความรู้ความสามารถไม่เพียงพอ ก็ต้องจัดให้มีการอบรม เรียนรู้เพิ่มเติม ทำให้เสียเวลา
      -  ซื้อโปรแกรมสำเร็จรูป   ได้โปรแกรมมาใช้ได้เลยทันที แต่อาจจะไม่ตรงตามความต้องการขององค์กร
      -  ว่าจ้างบริษัทพัฒนาระบบ (Software House) อาจจะเกิดการต่อต้านจากบุคลากร  มีราคาแพง  หากบริษัทรับจ้างขาดจรรยาบรรณ ข้อมูลขององค์กรอาจรั่วไหล

การออกแบบจะข้องเกี่ยวกับ

     - การออกแบบทางสถาปัตยกรรม (Architecture Design)
             - Hardware

             - Software

             - Networking

     - การออกแบบรายงาน (Output Design)
     - การออกแบบจอภาพเพื่อปฏิสัมพันธ์ (User Interface)
     - ฐานข้อมูล (Database)

สรุประยะของการออกแบบ

     - พิจารณาแนวทางในการพัฒนาระบบ
     - ออกแบบสถาปัีตยกรรมระบบ
     - ออกแบบฐานข้อมูล
     - ออกแบบ Output
     - ออกแบบ User Interface
     - จัดทำต้นแบ ตุ๊กตา (Prototype)
     - ออกแบบโปรแกรม

ระยะที่ 4 : Implementation Phase
     - ระบบเกิดผลขึ้นมาด้วยการ

     - การสร้างระบบ

     - การทดสอบระบบ

     - การติดตั้งระบบ

วัตถุประสงค์หลักของระยะที่ 4

     - ระบบมีความน่าเชื่อถือ มีประสิทธิภาพ
     - ระบบสามารถทำงานได้ดีตรงตามความต้องการ
     - User ต้องได้รับการฝึกอบรมการใช้ระบบ
     - ผลตอบแทนทางกำไรขององค์กรในทางที่ดีขึ้น

สรุประยะของการนำไปใช้

     - สร้างระบบขึ้นมาด้วยการเขียนโปรแกรม

     - ตรวจสอบความถูกต้องของโปรแกรม

     - แปลงข้อมูล

     - ติดตั้งระบบ จัดทำคู่มือ

     - ฝึกอบรมผู้ใช้ และประเมินผลระบบใหม่

ระยะที่ 5 : Maintenance Phase

       ระยะนี้ถือเป็นระยะเวลาที่ยาวนานที่สุด โดยเริ่มตั้งแต่ ระบบได้มีการติดตั้งเพื่อใช้งานแล้ว

สรุประยะของการบำรุงรักษา

     - การบำรุงรักษาระบบ

     - การเพิ่มเติมคุณสมบัติใหม่ ๆ เข้าไปในระบบ

     - การสนับสนุนงานของผู้ใช้

System Development Methodology

Model

     - Flowchart
     - Data Flow Diagram
     - Entities Relationship Diagram
     - Gantt / PERT Chart

Tool

     - โปรแกรมจัดการโครงการ

     - โปรแกรม / เครื่องมือช่วยวาด

     - โปรแกรมประมวลผลคำ

     - โปรแกรมจัดการฐานข้อมูล

Techniques

     - เทคนิคการสัมภาษณ์

     - เทคนิคการสร้างแบบจำลองข้อมูล

     - เทคนิคการวิเคราะห์ิเชิงโครงสร้าง 

     - เทคนิคการออกแบบเชิงโครงสร้าง