สรุปการฝึกประสบการณ์วิชาชีพในสัปดาห์ที่ 7

สรุปผลการปฏิบัติงาน : สัปดาห์ที่ 7

ระหว่างวันที่ 25 พฤศจิกายน-29 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556

                  สถานที่ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ บริษัท โตโยต้ามหานคร จำกัด  แผนก ธุรการ

งานที่ปฏิบัติ : 

     1. จัดวัสดุสำนักงานตามรายการที่สาขาต่าง ๆ ส่งมา จำนวน 13 สาขา ประมาณ 44 รายการ

     2. บันทึกรายละเอียดของจำนวนของเสียลงในโปรแกรม Microsoft Excel จำนวน 80 ชุด

     3. ตรวจสอบยอดรวมของใบกำกับของเสียอันตราย ประจำเดือนมกาคม-กรกฎาคม จำนวน 3 สาขา

     4. ตรวจสอบรายละเอียดจัดเก็บการอุตสาหกรรมและรายการรับกำจัดในโปรแกรม Microsoft Excel ประจำเดือนมกาคม-กรกฎาคม จำนวน 13 สาขา

     5. ตรวจสอบปริมาณน้ำมันใช้แล้วในโปรแกรม Microsoft Excel ประจำเดือนมกาคม-กรกฎาคม จำนวน 13 สาขา

     6. โทรศัพท์ขอใบกำกับภาษีจากสาขาที่ยังไม่ได้จัดส่งมายังสำนักงานใหญ่ จำนวน 5 สาขา

     7. แยกใบกำกับของเสียอันตรายของแต่สาขาตามเดือน เรียงสาขา 13 สาขา เรียงวันที่  พร้อมจัดเอกสารลงแฟ้ม จำนวน      ชุด

     8. บันทึกข้อมูลใบรับสินค้า จากต้นฉบับใบกำกับภาษีลงในระบบใบรับสินค้าและใบรับฝาก จำนวน 9 ชุด

     9. จัดเอกสารคำขอ/สัญญาการใช้บริการอินเตอร์เน็ต True online จำนวน 4 สาขา

     10. จัดเอกสารเพื่อขอเปลี่ยยนที่อยู่ของสำนักงาน จำนวน 6 สาขา

     11. ประทับตราสำนักงานลงบนเอกสาร จำนวน 9 ชุด

     12. โทรศัพท์สอบถามเลขาโชว์รูมของแต่ละสาขา เรื่องจำนวนธงที่ติดสำนักงาน จำนวน 13 สาขา

     13. สแกนเอกสารจำนวน  200 ชุด

     14. สำเนาเอกสาร จำนวน 30 ชุด 

ปัญหา :

     1. รายละเอียดของเสียในโปรแกรม Microsoft Excel และใบสรุปรายละเอียดของเสียไม่ตรงกัน

การแก้ไขปัญหา : 

     1. นำใบกำกับการขนส่งของเสียอันตรายมาตรวจสอบแก้ไข

     2. แจ้งให้พี่ที่มอบหมายงานทราบ กรณีที่ตรวจสอบ แก้ไขแล้วข้อมูลยังไม่ตรงกัน

สรุปการฝึกประสบการณ์วิชาชีพในสัปดาห์ที่ 6

สรุปผลการปฏิบัติงาน : สัปดาห์ที่ 6

ระหว่างวันที่ 18 พฤศจิกายน-22 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556

                  สถานที่ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ บริษัท โตโยต้ามหานคร จำกัด  แผนก ธุรการ

งานที่ปฏิบัติ : 

     1.  ตรวจสอบยอดค่าใช้บริการของระบบ  AIS ให้ตรงกับยอดในโปรแกรม  Microsoft Excel จำนวน 159 ชุด

     2. ตรวจสอบยอดค่าใช้บริการในโปรแกรม  Microsoft Excel ที่ทาง AIS ยังไม่ได้ส่งใบแจ้งค่าใช้บริการ (Statement) มาให้ จำนวน 10 เลขหมาย

     3. นำเอกสารออกจากซอง จำนวน 10 ชุด 

     4. ทำสันแฟ้มด้วยโปรแกรม  Microsoft Excel  จำนวน 6 แฟ้ม พร้อมจัดเรียงเอกสารลงแฟ้ม

     5. แยกใบกำกับของเสียอันตรายของแต่สาขาตามเดือน เรียงวันที่  และบันทึกรายละเอียดของจำนวนของเสียลงในโปรแกรม Microsoft Excel จำนวน 7 ชุด

     6. บันทึกข้อมูลใบรับสินค้า จากต้นฉบับใบกำกับภาษีลงในระบบใบรับสินค้าและใบรับฝาก จำนวน 2 ชุด

     7. สำเนาเอกสาร จำนวน 28 ชุด

     8. สแกนเอกสารจำนวน  34 ชุด

     9. ตรวจสอบยอกเงินรวมของใบเรียกเก็บเงินค่าโทรศัพท์ จำนวน 1 ยอด 37 เลขหมาย

     10. บันทึกข้อมูลการจัดซื้อย้อนหลังลงในโปรแกรม Microsoft Excel จำนวน 10 ชุด

     11. บันทึกข้อมูลใบสั่งซื้อ ควบคุมเอกสาร PR ลงในโปรแกรม Microsoft Excel จำนวน 5 ชุด

     12. หาสัญญาจ้าง 1 ฉบับ จากเอกสารจำนวน 100 ชุด

     13. แยกหนังสือแจ้งจำหน่าย และการรับรองหลักฐานการส่งบัญชีรับและจำหน่ายรถ ออกตามหมวด จำนวน 300 ชุด

     14. จัดวัสดุสำนักงานตามรายการที่สาขาต่าง ๆ ส่งมา  จำนวน 230 รายการ

     15.รับและส่งจดหมายภายในสำนักงาน โดยการนำจดหมายที่รับมาทำการแยกเป็น 2 ส่วน ประกอบด้วยจดหมายธรรมดา และจดหมายลงทะเบียน ซึ่งจดหมายลงทะเบียนจะต้องเขียนรายละเอียดหน้าซองลงในสมุดเซ็นรับ จำนวน 50 ฉบับ

     16. โทรศัพท์ให้พนักงานมารับจดหมาย กรณืที่เป็นจดหมายลงทะเบียนและต้องมีการเซนต์รับลงในสมุดบันทึก จำนวน 10 เลขหมาย

   

สรุปการฝึกประสบการณ์วิชาชีพในสัปดาห์ที่ 5

สรุปผลการปฏิบัติงาน : สัปดาห์ที่ 5

ระหว่างวันที่ 11 พฤศจิกายน-15 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556

                  สถานที่ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ บริษัท โตโยต้ามหานคร จำกัด  ฝ่าย ธุรการ

งานที่ปฏิบัติ : 

     1.  ตรวจสอบยอดเงินจัดซื้อจากใบสั่งซื้อให้ตรงกับโปรแกรม Microsoft Exce จำนวน 13 สาขา ประมาณ 1000 รายการ

     2. พิมพ์เอกสาร จำนวน 10 ชุด 

     3. นำเอกสารออกจากซอง จำนวน 10 ชุด 

     4. บันทึกยอดการใช้บริการระบบ AIS ประจำเดือนตุลาคม ลงในโปรแกรม Microsoft Excel จำนวน 20 ชุด

     5. แยกใบแจ้งค่าใช้บริการ (Statement) ของ TOT ออกเป็น 13 สาขา จำนวน 300 ชุด

     6. ตรรวจสอบลำดับของใบแจ้งค่าใช้บริการ (Statement) ของ TOT จากไฟล์ค่ำโทรศัพท์โตโนต้า 2556 ในโปรแกรม Microsoft Excel  จำนวน 200 ชุด

     7. แยกใบกำกับของเสียอันตรายของแต่สาขาตามเดือน เรียงสาขา 13 สาขา เรียงวันที่  และบันทึกรายละเอียดของจำนวนของเสียลงในโปรแกรม Microsoft Excel จำนวน 10 ชุด

     8. บันทึกข้อมูลใบรับสินค้า จากต้นฉบับใบกำกับภาษีลงในระบบใบรับสินค้าและใบรับฝาก จำนวน 9 ชุด

     9. สำเนาเอกสาร จำนวน 30 ชุด

     10. รับยาสามัญ พร้อมตรวจนับวัสดุสำนักงานตามจำนวนที่รับมาจากใบส่งของ 5 รายการ จำนวน 50 ชิ้น

     11. สแกนเอกสารจำนวน  30 ชุด

     12. ตรวจสอบยอดการใช้บริการค่าโทรศัพท์ จากใบรายละเอียดการใช้โทรศัพท์กับใบแจ้งค่าใช้บริการว่าตรงกันหรือไม่ จำนวน 200 ชุด

     13.จัดเรียงใบแจ้งค่าใช้บริการ (Statement)   แยกตามสาขา จำนวน 13 สาขา

     14. โทรระงับเบอร์โทรศัพท์ จำนวน 3 เลยหมาย

     15. สอนพี่พนักงาน สแกนเอกสารจากเครื่องถ่ายเอกสารลงในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล จำนวน 1 ชุด

     16. ส่งโทรสารใบสั่งซื้อ จำนวน 3 ชุด

ปัญหา :

     1. งานมีปริมาณมากทำให้เกิดความผิดพลาดในการปฏิบัติงาน

การแก้ไขปัญหา : 

     1. ตรวจทานอีกครั้งหลังจากปฏิบัติงานเรียบร้อยแล้ว

สรุปการฝึกประสบการณ์วิชาชีพในสัปดาห์ที่ 4

สรุปผลการปฏิบัติงาน : สัปดาห์ที่ 4

ระหว่างวันที่ 4 พฤศจิกายน-8 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556

                  สถานที่ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ บริษัท โตโยต้ามหานคร จำกัด  ฝ่าย ธุรการ

งานที่ปฏิบัติ : 

     1.  จัดวัสดุสำนักงานตามรายการที่สาขาต่าง ๆ ส่งมา จำนวน 13 สาขา ประมาณ 100 รายการ

     2. ตรวจสอบวัสดุสำนักงาน พร้อมจดบันทึกรายการวัสดุที่มีปริมาณน้อยกว่า 12 ชิ้น จำนวน 15 รายการ

     3. ทำรายงานยอดสินค้ารวมทุกยอด ประจำเดือนตุลาคม เพื่อตรวจสอบยอดคงเหลือที่มีอยู่จริง กับยอดคงเหลือในระบบ จำนวน 200 รายการ

     4. ส่งโทรสารใบสั่งซื้อไปยังสาขาต่าง ๆ จำนวน 20 ชุด

     5. จัดแฟ้มเอกสาร จำนวน 40 แฟ้ม

     6. ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารรอเบิก จำนวน 10 ชุด

     7. ตรวจสอบยอดเงินจากใบรายงานสรุปหนี้ จำนวน 5 ยอด

     8. บันทึกข้อมูลใบรับสินค้า จากต้นฉบับใบกำกับภาษีลงในระบบใบรับสินค้าและใบรับฝาก จำนวน 9 ชุด

     9. สำเนาเอกสาร จำนวน 30 ชุด

     10. รับวัสดุสำนักงาน พร้อมตรวจนับวัสดุสำนักงานตามจำนวนที่รับมาจากใบส่งของ 10 รายการ จำนวน 200 ชิ้น

     11. จัดทำบัญชีรายชื่อพนักงานของบริษัท โตโยต้ามหานคร จำกัด (สำนักงานใหญ่) ลงในโปรแกรม Microsoft Excel 104 รายชื่อ จำนวน 1 ชุด 

     12. สแกนเอกสารจำนวน  30 ชุด

     13. ส่งจดหมายอิเล็กทรอนิก โดยใช้ อีเมลล์ภายในของสำนักงาน จำนวน 1 ฉบับ

     13. เรียนรู้ขั้นตอนการระงับเบอร์โทรศัพท์ของ AIS กรณีที่พนักงานเลิกใช้งาน

     15. โทรระงับเบอร์โทรศัพท์ จำนวน 3 เลยหมาย

     16. สอนพี่พนักงาน สแกนเอกสารจากเครื่องถ่ายเอกสารลงในอุปกรณ์จัดเก็บข้อมูล จำนวน 1 ชุด

ปัญหา :

     1. กำหนดระยะห่างของหัวกระดาษคราดเคลื่อน เนื่องจากการจัดทำบัญชีรายชื่อพนักงาน จะต้องพิมพ์ออกมาโดยใช้หัวกระดาษของบริษัท

การแก้ไขปัญหา : 

     1. ทดลองพิมพ์ออกมา 1 ครั้ง แล้วทำการกำหนดระยะห่าง แล้วพิมพ์ใหม่อีก 1 ครั้ง

สรุปการฝึกประสบการณ์วิชาชีพในสัปดาห์ที่ 3

สรุปผลการปฏิบัติงาน : สัปดาห์ที่ 3

ระหว่างวันที่ 28 ตุลาคม-1 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556

                  สถานที่ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ บริษัท โตโยต้ามหานคร จำกัด  ฝ่าย ธุรการ

งานที่ปฏิบัติ : 

     1.  บันทึกข้อมูลใบรับสินค้า จากต้นฉบับใบกำกับภาษีลงในระบบใบรับสินค้าและใบรับฝาก จำนวน 15 ชุด

     2. พิมพ์ใบรับสินค้า จำนวน 15 ชุด

     3. บันทึกข้อมูลการจัดซื้อย้อนหลังลงในโปรแกรม Microsoft Excel จำนวน 60 ชุด

     4. เขียนใบปะหน้าซองเอกสาร จำนวน 14 ใบ

     5. แยกเอกสารตามสาขา นำใส่ซองเอกสาร แล้วปิดผนึก จำนวน 10 ซอง

     6. สำเนาเอกสาร  จำนวน 200 ชุด 

     7. จัดวัสดุสำนักงานตามรายการที่สาขาต่าง ๆ ส่งมา จำนวน 10 สาขา ประมาณ 100 รายการ

     8. จัดแยกเอกสารแต่ละประเภทลงแฟ้ม จำนวน 1000  ชุด

     9.สแกนเอกสารจำนวน 20 ชุด

     10. จัด และทำความสะอาดส๊อกเก็บวัสดุสำนักงาน

     11.  รับและส่งจดหมายภายในสำนักงาน โดยการนำจดหมายที่รับมาทำการแยกเป็น 2 ส่วน ประกอบด้วยจดหมายธรรมดา และจดหมายลงทะเบียน ซึ่งจดหมายลงทะเบียนจะต้องเขียนรายละเอียดหน้าซองลงในสมุดเซ็นรับ จำนวน 50 ฉบับ

     12. รับโทรศัพท์ จำนวน 15 สาย

     13. แยกประเภทของหมึกเครื่องถ่ายเอกสารที่ใช้แล้ว จำนวน 50 ชิ้น

     14.  แยกใบกำกับของเสียอันตรายของแต่สาขาตามเดือน เรียงสาขา 13 สาขา เรียงวันที่  และบันทึกรายละเอียดของจำนวนของเสียลงในโปรแกรม Microsoft Excel จำนวน 15 ชุด

     15. ตรวจสอบใบขอซื้อในรายการ หลอดประหยัดไฟ 14 w. แล้วเขียนบันทึกลงในกระดาษ A4 จำนวน 25 ชุด

     16. แยกประเภทแบบฟอร์มต่าง ๆ จำนวน 250 ชุด

     17. แยกซองเอกสาร จำนวน 50 ชุด

     18. ทำลายเอกสาร จำนวน 500 ชุด

     19. จัดแฟ้มเอกสาร จำนวน 10 แฟ้ม

     20. เรียนรู้การบันทึกข้อมูลลงในระบบใบรับสินค้าและใบรับฝาก กรณีที่สาขาบันทึกข้อมูลไม่ตรงเดือน

     21. โทรศัพท์ไปยังสาขาที่ส่งเอกสารมาล่าช้า ในกรณีนี้เกิดจากข้อมูลถูกบันทึกแล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและข้อมูลถูกบันทึกและจัดเก็บเรียบร้อยแล้ว จำนวน 3 สาขา

    22. ตรวจสอบใบขอซื้อในรายการ ทินเนอร์*ล้างกา 3A 150 kg. ของเดือนกันยายน และเดือนตุลาคม จำนวน 8 ชุด

    

ปัญหา :

     1. งานที่ได้รับมอบหมายแต่ละงานมีหลายขั้นตอนและมีเอกสารประกอบหลายชุด ทำให้เกิดความสับสนในงานที่ปฏิบัติ

     2. การปฏิบัติงานยังคงมีความผิดพลาดอยู่บ้าง เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมาก และมีกระบวนการหลายขั้นตอน

     3. ยังจดจำสถานที่ ที่จำเป็นต้องใช้ในการติดต่อประสานงานไม่ค่อยได้ เนื่องภายในอาคารฝึกประสบการณ์วิชาชีพ จะประกอบด้วยหน่วยงาน และแผนกต่าง ๆ ซึ่งต้องใช้ระยะเวลาในการจำจด

    

การแก้ไขปัญหา : 

     1. ศึกษารายละเอียด และทำความเข้าใจเกี่ยวกับงานที่ปฏิบัติจากพี่ที่มอบหมายงาน

     2. จากที่ได้รับคำแนะนำจากพี่ที่มอบหมายงาน หลังจากปฏิบัติงานเสร็จจึงทำการตรวจทานทุกครั้ง และปฏิบัติงานด้วยความรอบคอบ

     3. จดบันทึกชื่อเจ้าของเอกสาร และแผนกต่าง ๆ และในการทำงานพี่ที่มอบหมายงานจะค่อยชี้แนะ ดูแลการปฏิบัติงานอยู่เสมอ