สรุปผลการปฏิบัติงาน : สัปดาห์ที่ 3
ระหว่างวันที่ 28 ตุลาคม-1 พฤศจิกายน พ.ศ. 2556
สถานที่ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ บริษัท โตโยต้ามหานคร จำกัด ฝ่าย ธุรการ
งานที่ปฏิบัติ :
1. บันทึกข้อมูลใบรับสินค้า จากต้นฉบับใบกำกับภาษีลงในระบบใบรับสินค้าและใบรับฝาก จำนวน 15 ชุด
2. พิมพ์ใบรับสินค้า จำนวน 15 ชุด
3. บันทึกข้อมูลการจัดซื้อย้อนหลังลงในโปรแกรม Microsoft Excel จำนวน 60 ชุด
4. เขียนใบปะหน้าซองเอกสาร จำนวน 14 ใบ
5. แยกเอกสารตามสาขา นำใส่ซองเอกสาร แล้วปิดผนึก จำนวน 10 ซอง
6. สำเนาเอกสาร จำนวน 200 ชุด
7. จัดวัสดุสำนักงานตามรายการที่สาขาต่าง ๆ ส่งมา จำนวน 10 สาขา ประมาณ 100 รายการ
8. จัดแยกเอกสารแต่ละประเภทลงแฟ้ม จำนวน 1000 ชุด
9.สแกนเอกสารจำนวน 20 ชุด
10. จัด และทำความสะอาดส๊อกเก็บวัสดุสำนักงาน
11. รับและส่งจดหมายภายในสำนักงาน โดยการนำจดหมายที่รับมาทำการแยกเป็น 2 ส่วน ประกอบด้วยจดหมายธรรมดา และจดหมายลงทะเบียน ซึ่งจดหมายลงทะเบียนจะต้องเขียนรายละเอียดหน้าซองลงในสมุดเซ็นรับ จำนวน 50 ฉบับ
12. รับโทรศัพท์ จำนวน 15 สาย
13. แยกประเภทของหมึกเครื่องถ่ายเอกสารที่ใช้แล้ว จำนวน 50 ชิ้น
14. แยกใบกำกับของเสียอันตรายของแต่สาขาตามเดือน เรียงสาขา 13 สาขา เรียงวันที่ และบันทึกรายละเอียดของจำนวนของเสียลงในโปรแกรม Microsoft Excel จำนวน 15 ชุด
15. ตรวจสอบใบขอซื้อในรายการ หลอดประหยัดไฟ 14 w. แล้วเขียนบันทึกลงในกระดาษ A4 จำนวน 25 ชุด
16. แยกประเภทแบบฟอร์มต่าง ๆ จำนวน 250 ชุด
17. แยกซองเอกสาร จำนวน 50 ชุด
18. ทำลายเอกสาร จำนวน 500 ชุด
19. จัดแฟ้มเอกสาร จำนวน 10 แฟ้ม
20. เรียนรู้การบันทึกข้อมูลลงในระบบใบรับสินค้าและใบรับฝาก กรณีที่สาขาบันทึกข้อมูลไม่ตรงเดือน
21. โทรศัพท์ไปยังสาขาที่ส่งเอกสารมาล่าช้า ในกรณีนี้เกิดจากข้อมูลถูกบันทึกแล้ว เพื่อให้แน่ใจว่าเอกสารและข้อมูลถูกบันทึกและจัดเก็บเรียบร้อยแล้ว จำนวน 3 สาขา
22. ตรวจสอบใบขอซื้อในรายการ ทินเนอร์*ล้างกา 3A 150 kg. ของเดือนกันยายน และเดือนตุลาคม จำนวน 8 ชุด
ปัญหา :
1. งานที่ได้รับมอบหมายแต่ละงานมีหลายขั้นตอนและมีเอกสารประกอบหลายชุด ทำให้เกิดความสับสนในงานที่ปฏิบัติ
2. การปฏิบัติงานยังคงมีความผิดพลาดอยู่บ้าง เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมาก และมีกระบวนการหลายขั้นตอน
3. ยังจดจำสถานที่ ที่จำเป็นต้องใช้ในการติดต่อประสานงานไม่ค่อยได้ เนื่องภายในอาคารฝึกประสบการณ์วิชาชีพ จะประกอบด้วยหน่วยงาน และแผนกต่าง ๆ ซึ่งต้องใช้ระยะเวลาในการจำจด
การแก้ไขปัญหา :
1. ศึกษารายละเอียด และทำความเข้าใจเกี่ยวกับงานที่ปฏิบัติจากพี่ที่มอบหมายงาน
2. จากที่ได้รับคำแนะนำจากพี่ที่มอบหมายงาน หลังจากปฏิบัติงานเสร็จจึงทำการตรวจทานทุกครั้ง และปฏิบัติงานด้วยความรอบคอบ
3. จดบันทึกชื่อเจ้าของเอกสาร และแผนกต่าง ๆ และในการทำงานพี่ที่มอบหมายงานจะค่อยชี้แนะ ดูแลการปฏิบัติงานอยู่เสมอ
